Изучая метод картирования процессов важно не путать его с самым распространённым и известным методом картирования потоков создания ценности (VSM), описываемым во многих книгах по теме Lean. Это два абсолютно разных метода, которые имеют разные составляющие и разную последовательность действий, так как применяются к разным потокам. Стоит отметить, что оба метода имеют ряд общих принципов оптимизации, но это не значит, что они взаимозаменяемы. Выше мы останавливались на особенностях потоков информации, которые усложняют работу с ними. Именно эти особенности учитывает метод картирования процессов.

С другой стороны, термин «картирование» в настоящее время употребляется в совершенно разных значениях. Кто-то имеет в виду картирование потоков создания ценности, а кто-то проведение простого хронометража или сбора информации называет картированием. Поэтому обращайте внимание на употребление понятия «картирование», уточняйте, что именно имеется в виду, и старайтесь не путать разные методы. На рисунке выше вы можете видеть очень простой пример картирования процессов. Именно так выглядит применение метода в самом начале.

Более подробно о принципах и шагах картирования процесса мы расскажем в следующих разделах. Здесь мы должны познакомиться с методом и понять для чего он может быть нам полезен. В зависимости от целей, которые мы ставим для себя, с помощью картирования процесса можно достичь следующего:

· Определение фактического устройства процесса, его стандартизация и описание. Часто и этого бывает достаточно, чтобы получить результат и решить ряд проблем.

· Устранение потерь в процессе. Достигается путём его оптимизации и реорганизации по определённым принципам. Это достаточно общее и ёмкое направление работ, которое позволяет достичь следующих пунктов.

· Сокращение продолжительности процесса. Часто бывает актуально, особенно когда продолжительность процесса напрямую влияет на клиента или выручку.

· Упрощение процесса и исключение непродуктивных связей и возвратов. С помощью метода можно превратить сложный и запутанный процесс в достаточно простой и понятный. Следует понимать, что чем короче, проще и быстрее процессы, тем эффективней работа всей организации.

· Исключение ошибок и повышение качества процесса, что в свою очередь влияет на предыдущие пункты.

· Создание процесса, максимально приближенного к идеальному состоянию, воплощение его в жизнь. Принцип идеализации, который применяется в настоящем методе, позволяет реализовать большие улучшения и получить максимальный эффект.

Метод картирования процессов, описываемый в настоящей книге, является самым мощным методом, применяемым при оптимизации офисных процессов и информационных потоков.

Разумеется, мы не можем обойти вниманием обычные методы и подходы к улучшениям потоков информации. Как вы знаете, проблем в них бывает гораздо больше, чем в производстве. Поэтому и беспокоят они ничуть не реже, чем производственные потоки.

Здесь нам снова придётся обратить внимание на особенности информационных потоков. Это важно, поэтому мы неоднократно объясняем их в ходе изложения всего материала книги. Обычные методы, не учитывающие этих особенностей, решают лишь локальные проблемы. Это может ненадолго избавить вас от проблем, но общей картины, как правило, не меняет. Проблемы будут снова возвращаться в других местах и других воплощениях. Чтобы было более понятно, о чём я говорю, приведу пример.