Другими словами, первый важный момент, связанный с информационными потоками, заключается в том, что они могут оказать негативное влияние на производство. Ценность на любом производственном предприятии создаётся именно в производстве. Это происходит, когда сырьё или материалы по мере движения по технологической цепочке преобразуются в готовый продукт. Они видоизменяются и принимают те свойства, за которые Заказчик платит деньги. Поэтому обеспечить наиболее эффективное производство является первостепенной задачей, не только для самого производства, но и для предприятия в целом. Производство кормит предприятие. Любой офисный процесс, связанный с работой столовой, бухгалтерией, закупками, так или иначе может повлиять на производство. Рабочий может задержаться в очереди в столовой, отдел закупок может закупить не тот инструмент или материал, технологи могут остановить производство одной опечаткой в документе и так далее. Практически любые информационные потоки и офисные процессы могут оказать негативное влияние на производство. И так как производство создаёт ценность и кормит всё предприятие, подобные негативные влияния отражаются на прибыли предприятия. Это самый важный момент, который нам нужно запомнить.

С другой стороны, если бы речь шла не о производственном предприятии, а об организации, оказывающей сервисные услуги, то влияние было бы гораздо выше. Любая ошибка в таком случае ведёт к риску потери клиента.

Кроме того, при обследовании на многих предприятиях выявляется необоснованный перекос численности в сторону офисного персонала. Разумеется, для разных предприятий разных отраслей и организационных структур будет своё понимание баланса производственного и офисного персонала. Однако иногда такой дисбаланс сильно бросается в глаза. Обычно его появление всегда имеет некие исторические предпосылки. В течение жизни любого предприятия всегда происходят изменения, например, изменение спроса и предложения, изменение в потребностях Заказчика, меняется продукт, оборудование модернизируется или устаревает, меняется технология, появляется потребность в новой работе и новых должностях и многое другое. Количество офисных процессов всегда стремится к увеличению, так же как и количество потерь в производстве. И если не заниматься их оптимизацией, то они будут постепенно расти. Новые отчёты, процедуры, регламенты, – всё это ведёт к усложнению информационных потоков и увеличению численности офисных работников.

В связи с этим возникает потребность в периодической оптимизации офисных процессов и информационных потоков. Это необходимо и как для сокращения затрат, так и для обеспечения более гибкой и быстрой работы в офисах. Разумеется, чем проще, прозрачней и короче офисные процессы, тем меньше негативного влияния они оказывают на производство.

Как вы могли убедиться, проблема оптимизации офисных процессов и информационных потоков является более чем актуальной для многих предприятий.

Когда речь заходит об информационных потоках и их оптимизации, первый метод, который приходит в голову специалисту в области Lean – это картирование процессов. Именно он является основным и самым мощным методом, применяемым для решения описанных выше проблем. Остановимся на нём подробнее.

Это мощный метод, помогающий увидеть и понять устройство определённого процесса или информационного потока, а затем сделать его эффективней, устранив всевозможные потери. В основе метода лежит принцип, который можно сформулировать примерно следующим образом: «чтобы улучшить процесс, нужно понять, как он на самом деле работает». Чтобы понять работу информационного потока, его нужно представить графически и проанализировать с разных сторон. Но это лишь краткая суть метода, более подробно мы опишем его далее. Стоит отметить, что ни один метод не заменит принципов, смысл которых мы описываем в настоящей книге. Поэтому рекомендую вам не просто следовать описанным шагам метода и выполнять описанные в настоящей книге действия, а осмысливать применяемые принципы. Один из них мы только что упомянули: «чтобы улучшить процесс, нужно понять, как он на самом деле работает». То есть не пытайтесь улучшать процесс, пока полностью не поймёте, как он устроен и работает по факту! Именно по факту, а не как вы это себе представляете или как написано в инструкции.