Оптимизируя информационные потоки, мы всегда стремимся прийти к быстрому движению информации без искажения и дополнительной обработки. Обратите внимание на рисунок.

Один из способов добиться этого – это выстроить взаимоотношения по принципу «Заказчик – Поставщик» между участниками в информационных потоках. Отсутствие коммуникаций и непонимание потребностей не только увеличивает количество ошибок и значительно замедляет любой информационный поток, но и приводит к перегрузу отдельных участников потока. Об этом далее.

· Наличие «узких мест».

В настоящее время уже всем известно это понятие. Его достаточно просто представить применительно к материальным потокам. Это операция с наибольшим временем цикла, которая задерживает весь производственный процесс. Материальный поток не может работать быстрее, чем эта операция, поэтому оно и называется «узкое место». Абсолютно аналогично это понятие применимо и для потоков информации. Если рассматривать отдельные информационные потоки, то «узкое место» – это этап процесса, который замедляет работу всего процесса. Каждый час, потерянный в «узком месте» – это час, потерянный всей компанией. Появлению «узких мест» способствуют перегрузы отдельных сотрудников и этапов процесса, наличие большого количества потерь и бесполезной работы, а также недостаточно рациональное распределение работ среди участников процесса. В результате наличия «узких мест» движение информации сильно замедляется, аналогично материальному потоку. А недозагруженность отдельных этапов процесса приводит к образованию ещё большего количества потерь в них.

· Невыровненность загрузки в работе офиса.

Это означает, что отдельные этапы процесса имеют неодинаковую загрузку. Наблюдается везде и происходит потому, что при работе с информацией достаточно сложно оценить объёмы отдельных работ. Кто-то работает быстрее, кто-то медленнее, кто-то обрабатывает несколько документов в день, а кто-то сотни, кто-то встречается с большим количеством ошибок и исправлений, а у кого-то их нет. Это естественная ситуация, в которой достаточно сложно равномерно выровнять загрузку. Как следствие возникают «узкие места», перегрузы и простои. Более подробно о том, как можно повлиять на неравномерность и максимально выровнять загрузку мы поговорим далее.

Все перечисленные особенности и проблемы относятся к общему представлению об информационных потоках и понятию об информации. На небольших предприятиях всё может быть гораздо проще. Тем не менее, данные особенности крайне важны для оптимизации любого офисного процесса и информационного потока. Важность информации часто недооценивается, из-за чего страдает всё предприятие. Поэтому важно полностью осмыслить приведённые особенности.

В завершение раздела остановимся на потерях, которые содержатся в информационных потоках. Здесь прекрасно подходит классическая классификация «Семь видов потерь». Понимание потерь помогает по-другому взглянуть на любую работу и отделить её бесполезную часть от той, что действительно необходима.

1. Перепроизводство – изготовление информации и документов в большем количестве, чем необходимо в данный момент. Сюда же относится предоставление информации большей, чем надо внутреннему Заказчику (следующему этапу процесса) или конечному потребителю. Составление отчетов, которые никто не читает, изготовление излишнего количества копий тоже можно отнести к перепроизводству.

2. Транспортировка – движение информации, которое не создает ценности. Это перемещение документов между рабочими местами, шкафами отделов, общими местами хранения.