3. Излишние запасы – это большее, чем необходимо в данный момент количество информации, проектов, материалов в работе. Это документы и информация, ожидающие обработки, письма и электронная почта, ожидающие, когда их прочитают, неиспользуемые записи и базы данных.

4. Ожидание – простой в работе, образующийся, когда материалы, информация, сотрудники или оборудование еще не готовы. Сюда можно отнести всё: от ожидания факса, копировального аппарата, включения компьютерной системы до ожидания результата обработки запроса или результатов работы предыдущего этапа процесса.

5. Излишняя обработка или лишние этапы обработки – действия, с точки зрения Заказчика не создающие ценность. Сюда можно отнести повторный ввод данных в информационную систему, любые переписывания, дублирования работы, использование устаревших процедур и форм по привычке, которые уже не актуальны.

6. Перемещения или движения людей, которые не создают ценности, например, поиск данных в компьютере или документов на рабочем месте. Хождение к коллегам для получения данных относится к этой же категории потерь.

7. Брак – работа, содержащая в себе ошибки, необходимость переделки. Например, ошибки ввода данных, потеря документов или их части, неправильные расчёты, любые неточности в документе (опечатки, помарки, размытость и т.д.), которые приводят к повторной работе.

8. Ремонты – любой незапланированный ремонт. Например, переустановка программного обеспечения или ремонт оборудования.

9. Невостребованный потенциал персонала, или недоиспользованные таланты людей. Это потери, связанные с недостаточным использованием знаний и навыков, которые непосредственно не касаются выполнения сотрудником его должностных обязанностей. Или наоборот, выполнение сложной работы низкоквалифицированным персоналом.

Посмотрите на приведённые выше примеры и обратитесь к ним ещё раз, когда начнёте анализировать работу ваших офисных процессов и оптимизировать ваши информационные потоки. Используйте эту классификацию потерь, чтобы найти лишнее и ненужное в вашем случае и избавиться от него.

Традиционно методы и инструменты Бережливого производства направлены на оптимизацию производства. Даже название науки говорит нам об этом. Так уж получилось, что при переводе на русский язык слова lean оно навсегда связалось с производством. Теперь уже ничего не поделаешь. Но стоит понимать, что набор методов и инструментов, который используют на западе и который объединяют в понятие Lean, гораздо шире, чем мы ассоциируем с Бережливым производством. В Lean входят принципы, методы и инструменты, направленные на оптимизацию не только производственных, но и офисных, управленческих и логистических процессов. Это темы отдельных книг.

Занимаясь Бережливым производством и оптимизируя производство на практике, я постоянно сталкиваюсь с множеством проблем, корни которых выходят за границы производства и за рамки ответственности производственного персонала. Корни проблем могут лежать в офисных службах, в ошибках, которые доходят до производства из офисных процессов и так далее. Самой распространённой болью современных российских предприятий, с которой я сталкиваюсь, являются проблемы внутри системы планирования производства. Эти проблемы вносят разлад и в производственный ритм, и в работу смежных служб. На принципах выстраивания оптимального и эффективного планирования мы остановимся дальше, так как это серьёзная и распространённая тема. Представьте, что происходит с производством при резкой смене плана?! Дополнительная работа по подготовке и переподготовке (где-то она может быть незаметна, где-то критична), возможные внеплановые переналадки – потери времени, демотивация персонала от нестабильности и многое другое. Это то, с чем чаще всего приходится сталкиваться на практике.