Оптимизация информационных потоков. Методическое пособие Филипп Семенычев
© Филипп Семенычев, 2025
ISBN 978-5-0065-5269-2
Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero
Введение
Стоит отметить, что улучшения в организациях часто начинаются с основного процесса, создающего ценность – с производства. Как правило, там они и заканчиваются. Среди своих клиентов я часто наблюдаю такие ситуации, когда офисные процессы вовсе никогда не улучшались и не менялись. В России термин «Бережливое производство» ассоциируется именно с производством чего-либо. Сколько раз мне приходилось слышать фразы вроде «мы не относимся к производству, зачем нам Бережливое производство?» И действительно, инструментарии БП (здесь и далее Бережливое производство) предназначены в основном для оптимизации производства. Термин образует репутацию. В то же время мне часто приходится объяснять людям, что я как консультант не занимаюсь Бережливым производством, а оптимизирую процессы, которые часто не относятся к производству. Я применяю принципы, методы и инструменты Lean (Lean Manufacturing, Lean Production), которые применяют мои коллеги на западе. Lean в своём понимании и наполнении гораздо шире Бережливого производства, т.к. содержит принципы, методы и инструменты, направленные на оптимизацию системы управления, целеполагания, офисных процессов и прочего, чего пока нет в Бережливом производстве. Со временем всё это появится, благодаря более глубокому изучению иностранного опыта и книгам, подобным этой.
Данная книга является первым описанием метода, предназначенного для оптимизации потока информации (или информационного потока). Вы познакомитесь с методом, не описанным до сих пор в русскоязычной литературе, однако весьма важным при любых улучшениях.
Фокус внимания Бережливого производства направлен на производство по определению и часто на информационные потоки не обращается должного внимания. В то же время подавляющее большинство проблем в том же самом производстве исходит из офисов, оттуда, где текут многочисленные информационные потоки. По сути, всё, что происходит в офисах предприятия, отражается на производстве.
Различного рода задержки, ошибки в документации, несогласованность в документах – все это обязательно негативно скажется на показателях производства. Именно поэтому важно оптимизировать все процессы, не относящиеся к производству материального продукта.
Если вам приходилось решать производственные проблемы или анализировать их первопричины, вы наверняка обращали внимание на то, что корни большинства проблем уходят в офисы: службы, не относящиеся к производству материальных продуктов. Наиболее частые проблемы, по моему опыту, связаны с неорганизованностью обеспечения материалами, комплектующими и запасными частями, длительными процедурами согласования документации (конструкторской, технической, бухгалтерской), ошибками в той же документации, а также с процессами планирования производства на предприятии. Это только примеры из нескольких последних моих проектов. Все перечисленные проблемы связаны с неоптимальной организацией информационных потоков, и со сбоями, происходящими в них. Как показывает практика, можно не перестраивать процесс полностью, а лишь немного откорректировать его, таким образом, значительно улучшить здоровье компании, уменьшив количество и масштаб проблем в производстве.
Метод, описываемый в настоящей книге, широко применяется на западе, где наряду с изменением производственного потока постоянно улучшаются и информационные потоки. Это естественно, так как постоянно происходящие изменения касаются всего предприятия, а не только производства. Развитие предприятия должно осуществляться равномерно и гармонично, затрагивая все его части. Цели, поставленные на предприятии, должны касаться всех.
Так, например, часто встречаются ситуации, когда поставлена цель повысить производительность или выработку (выручку, валовый объём и т.п.) на человека. И считается, что достигать эту цель должно только производство, т.к. оно производит продукт. Часто руководители просто не видят и не знают, как может офис повлиять на достижение этих целей. Каждый в той или иной мере способен повлиять на показатели предприятия.
Любая офисная служба, будь то бухгалтерия или охрана труда, могут оказать своё влияние.
Они могут ускорить и оптимизировать свои информационные потоки и быстрее обеспечивать необходимой информацией производство, они могут забрать часть не создающей ценности работы у производства, они могут сократить количество ошибок в своей работе и документации и т. д. Они могут выполнять обычный объём работ меньшей численностью и исключить своё негативное влияние на производство. Всё это сделает большой вклад в общую копилку по улучшению целевых показателей предприятия.
Зачем и кому нужна эта книга?
Здесь представлено полное описание методики картирования процессов и их оптимизации. Эту методику применяют западные компании для совершенствования непроизводственных процессов предприятия.
Поэтому, в первую очередь, настоящая книга является методичкой, которая поможет специалистам по улучшениям и руководителям рабочих групп, которые занимаются улучшениями. Выполняя по шагам все рекомендации, а также следуя предостережениям, вы непременно достигните результата. Здесь важно не просто изучить шаги методики, а перенять опыт её применения на российских предприятиях. Детали, которые заставляют методику работать лучше и быстрее – это самое ценное. Понимая как можно оптимизировать информационные потоки, и немного потренировавшись на некоторых из них, вы откроете для себя новый способ решения проблем. Вы поймёте, как можно улучшать информационные потоки, делая их быстрее и эффективней, при этом решая проблемы даже в производстве. Возможно, эта мысль сформулирована слишком сложно, но далее вы её ясно поймёте.
Во вторую очередь настоящая книга будет полезна руководителям, которые непосредственно не участвуют в рабочих группах, но контролируют их работу и управляют изменениями. Представленный материал позволит сформировать общее представление о направлениях для улучшений: как и за счёт чего можно улучшать информационные потоки. Кроме того, понимая зависимость различных информационных и материальных потоков, а также влияние первых на последние, руководителю станет проще направлять рабочие группы в их работе.
Особо полезной настоящая книга окажется для руководителей и собственников бизнеса, которые считают, что все проблемы в производстве решены, а корни оставшихся проблем уходят в офисные процессы и службы. Такие ситуации часто встречаются на предприятиях, где не первый год занимаются улучшениями. Преимущество производства с точки зрения улучшения заключается в том, что мы видим его устройство, видим материальный продукт и можем увидеть, где возникают проблемы. В потоках информации с этим гораздо сложнее: мы её не видим, она движется различными способами и практически каждый, через кого проходит информация, может повлиять на неё. Поэтому до оптимизации офисных процессов и информационных потоков, как правило, берутся далеко не в первую очередь. Собственно, эта книга является уже 14-й по счёту из серии описания принципов, методов и инструментов Lean. В предыдущих изданиях мы разобрали большинство методов и инструментов оптимизации производства, затрагивали психологические и культурные особенности, но не погружались глубоко в то, что происходит в офисах.
Настало время это сделать.
Что такое информационный поток и офисные процессы?
В настоящей книге уже встречаются такие понятия, как офисные процессы и информационный поток. В некотором контексте они употребляются как словосочетания сходные по смыслу, но всё же это совершенно разные понятия. Поэтому, чтобы не было неоднозначных трактовок, остановимся на них подробней.
Процесс – это последовательность действий по преобразованию некого входа (материал, информация и т.п.) в некий выход (готовый продукт, услуга и т.п.). Это общее определение, которое означает выполнение какой-либо работы, имеющей вход и выход, т.е. ограниченной по продолжительности.
Офисные процессы – это процессы, происходящие в офисе, т.е. любая работа, выполняемая вне основного или вспомогательного производства. В различной литературе принято употреблять такие понятия как административные и управленческие процессы. Я использую именно понятие офис, т.к. с моей точки зрения это наиболее общее и понятное слово, подходящее для передачи смысла.
Поэтому когда речь идёт об офисных процессах, мы понимаем всю работу (мелкую и крупную), которая совершается в офисах. И так как понятие офис исключает любое производство, эта работа, как правило, связана с распределением, созданием, изменением, учётом информации, и прочими манипуляциями с ней. Офисные работники постоянно что-то считают, вводят или ищут данные в компьютере, разгребают тонны бумаг. Всё это работа с информацией, которая на любом предприятии важна не меньше, чем работа с продуктом. Согласитесь, без одного не существовало бы другого. Даже если у вас есть качественный, востребованный и недорогой продукт, всё равно его реализация требует поиска клиента, заключения договоров, проведения бухгалтерских транзакций, оформления и осуществления доставок и т. д. Это лишь капля в море огромного количества процессов, которые происходят на любом предприятии.
