«электронная подпись» – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

«электронный образ документа» – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

«сканирование документа» – получение электронного образа документа;

«система электронного документооборота» – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

«электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы;

«автор документа» – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

«вид документа» – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

«оформление документа» – проставление необходимых реквизитов документа, установленных правилами документирования;

«бланк документа» – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

«заверенная копия» – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

«юридическая сила документа» – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

«унифицированная форма документа» – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

«объем документооборота» – количество документов, поступивших в кабинет и созданных в нем за определенный период.

Прием документов. Вся поступающая в адвокатский кабинет корреспонденция принимается и регистрируется.

При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).

Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем работником, который имеет к ней допуск.

При вскрытии конвертов проверяется соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений желательно составить акт и сообщить об этом отправителю с приложением копии акта.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.

Порядок регистрации входящих документов.

Все документы, адресованные адвокату, подлежат регистрации.

Не подлежат регистрации:

печатные издания (газеты, журналы, сборники, бюллетени и т.д.),

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.;

нормы расходов материалов, прейскуранты;

поздравительные письма, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты;

исходящие документы, возвращенные адвокату за ненахождением адресата;

научные труды и отчеты.

На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором может указываться статус, инициалы и фамилия адвоката, дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка: Приложение на «__» листах. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.