Инструкция по делопроизводству.

После описания составных частей документов (реквизитов), видов документов, образующихся в деятельности адвоката, переходим к собственно делопроизводству в адвокатском кабинете, то есть к описанию деятельности, обеспечивающей документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов адвокатом.

Я уже писал выше, что документ об организации делопроизводства называется инструкцией по делопроизводству.

Если у адвоката есть опыт работы с документами и нет работников, то инструкция по делопроизводству как локальный нормативный документ, ему не нужен, достаточно прочитать любую примерную инструкцию по делопроизводству, чтобы в дальнейшем не утонуть в ворохе бумаг.

Главный принцип работы с документами – это своевременная и систематическая их обработка.

Инструкция по делопроизводству как локальный нормативный акт, утверждается адвокатом и является обязательной для его работников.

При разработке инструкции следует использовать действующие нормативные акты Российской Федерации.

Положения инструкции должны распространяться на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в кабинете, должны отвечать требованиям инструкции.

Естественно, что ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами в кабинете возлагаются на адвоката.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется секретарем (помощником) адвоката, если он есть.

Вторым разделом инструкции является перечень основных понятий:

«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«документ» – документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот кабинета;

«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

«реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в кабинете;

«дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности кабинета;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в кабинете, с указанием сроков их хранения;

«экспертиза ценности документов» – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

«электронный документ» – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

«электронное сообщение» – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуника-ционной сети;