Штамп может состоять и из двух реквизитов: дата получения и входящий номер.

При отсутствии штампа допускается проставлять дату получения и входящий номер вручную.

Порядковые номера фиксируются в Журнале регистрации входящей корреспонденции. Журнал можно вести в электронной форме.

На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз.

Порядок прохождения документов.

Зарегистрированный документ передается адвокату.

После рассмотрения и наложения адвокатом резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

Документы, поступившие от адвоката исполнителям, вторично не регистрируются.

Документы, зарегистрированные в кабинете, передаются от одного исполнителя к другому только через адвоката или его секретаря.

Порядок регистрации и отправления исходящих документов.

Подписанные адвокатом документы в тот же день должны передаваться его секретарю для регистрации и отправки.

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

– наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

– наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

– правильность адреса получателя;

– наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

– наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям или адвокату.

Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

Исходящий номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел, номера дела и порядкового номера (если адвокат ведет номенклатуру дел).

На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.

Заверенные копии отправленных документов в тот же день подшиваются в дела.

Требования к составлению и оформлению документов.

Любой документ, как мы помним, состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.

К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся: подпись; дата документа; печать; гриф утверждения документа; регистрационный номер документа.