Подпись адвоката является обязательным реквизитом любого исходящего документа.

Главный бухгалтер кабинета, при его наличии, подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Подпись ставится на первом экземпляре документа, а при необходимости – и на других экземплярах (например, при подписании соглашений, договоров, актов, исковых заявлений, административных исковых заявлений, отзывов и возражений на исковые заявления).

Дата составления документа – один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (например, доверенность), либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.

Печать применяется в целях заверения подписи адвоката на наиболее важных, в том числе финансовых, документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для адвоката.

В делопроизводстве адвоката печать проставляется на ордере адвоката, актах, соглашениях об оказании юридической помощи, договорах (хозяйственных, о полной материальной ответственности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); отчетных бухгалтерских и налоговых документах; платежно-расчетных документах (платежных поручениях, платежных требованиях, счетах-фактурах, накладных и др.); архивных справках и копиях (выписках) архивных документов; доверенностях.

Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие и распространении его действия на всех работников кабинета.

Обязательному утверждению адвокатом подлежат:

– локальные нормативные акты кабинета,

– штатные расписания;

– акты проверок, акты приема-передачи;

– должностные инструкции;

– иные документы.

Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом кабинета.

Текст документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.

Содержание документов не должно противоречить действующему законодательству.

Ответы на поступившие документы следует готовить в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.

Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.

Рекомендуется иметь для кабинета, следующие виды бланков документов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:

– изображение знака адвоката;

– статус, имя, отчество и фамилию адвоката, указание на форму, в которой адвокат; осуществляет свою деятельность, регистрационный номер адвоката в реестре адвокатов и указание на субъект, где зарегистрирован адвокат;

– трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.

Рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

– гриф утверждения;

– заголовок к тексту;

– отметка о контроле.

Бланк письма содержит реквизиты:

– изображение знака адвоката;

– статус, имя, отчество и фамилию адвоката, указание на форму, в которой адвокат; осуществляет свою деятельность, регистрационный номер адвоката в реестре адвокатов и указание на субъект, где зарегистрирован адвокат;