Считаем зарплату в Excel. Пошаговый самоучитель работы на компьютере Елена Филимонова

Постоянно совершенствуемый и обновляемый пакет прикладных программ Microsoft Office не устает удивлять своей своевременностью и новизной решений.

Крайне важен и необходим для офисной, управленческой и бухгалтерской деятельности табличный процессор Excel. Он позволяет создавать таблицы практически любого уровня сложности, конфигурации и направления.

Электронные таблицы Excel являются эффективным средством проведения аналитической работы, позволяют использовать разнообразные приемы обработки цифровой и текстовой информации, получать результаты в виде таблиц и графиков.

Электронная таблица строится на основе массива данных в виде рабочей книги, состоящей из листов. В качестве источников исходной информации для электронной таблицы могут выступать данные, подготовленные с использованием всех продуктов, входящих в Office, а также других программных средств, к которым применены соответствующие процедуры импорта-экспорта данных.

Основные возможности Excel соответствуют возможностям большинства программ, входящих в Microsoft Office:

– набор и редактирование текста и таблиц;

– шрифтовое оформление (размер, начертание шрифта и т. д.);

– задание параметров страницы (поля, ориентация листа и т. д.);

– сохранение информации в виде файла и его печать;

– копирование и перенос фрагментов таблицы, одновременная работа с несколькими рабочими книгами;

– проверка орфографии;

– автоматическая нумерация страниц;

– оформление таблицы графическими объектами;

– работа с Web и Интернет;

– организация совместной работы нескольких пользователей и многое, многое другое.

Но основное специализированное назначение этой программы заключается в формировании всевозможных таблиц, в которых по указанным пользователем формулам рассчитываются и автоматически пересчитываются требующиеся данные.

Microsoft Excel позволяет легко вводить информацию, изменять ее, удалять или расширять. Вы можете завести в рабочей книге несколько рабочих листов и назвать их так, чтобы можно было легко найти нужную информацию. Microsoft Excel позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваивать им имена. При сохранении файла сохраняется вся рабочая книга.

Microsoft Excel имеет множество встроенных функций, которые помогут вам при составлении финансовых, математических, статистических и других формул.

Кроме расчетов Excel позволяет обрабатывать имеющуюся информацию и другими встроенными способами:

– сортировать данные;

– производить автоматический отбор данных в соответствии с указанными параметрами;

– автоматически формировать промежуточные итоги;

– осуществлять консолидацию данных;

– формировать сводные таблицы и т. д.

Рис. 1

Для запуска программы Excel надо щелкнуть по значку

Если на рабочем столе нет соответствующей пиктограммы (значка), то запуск можно осуществить с помощью кнопки Пуск в операционной системе Windows Vista следующим образом: Пуск→ Все программы→ Microsoft Office→ Microsoft Office Excel (рис. 2):

Рис. 2

Рис. 3

Если на рабочем столе нет соответствующей пиктограммы (значка) программы, а запуск с помощью кнопки Пуск является достаточно длительной процедурой, то ярлык программы можно вынести на рабочий стол самостоятельно.

Последовательность действий в этом случае будет следующей:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на пустом месте рабочего стола и выбрать пункт Создать (рис. 4):

Рис. 4

2. В развернувшемся подменю выбрать пункт Ярлык – в результате откроется окно создания ярлыка (рис. 5):

Рис. 5

3. Щелкнуть по кнопке Обзор и в открывшемся окне щелкнуть по строке Компьютер (рис. 6):

Рис. 6

4. Далее щелкнуть по строке диска (С:) (например, на рис. 6 эта строка называется Vista (C:)).

5. В открывшемся списке (рис. 7) щелкнуть по строке Program Files:

Рис. 7

6. В открывшемся списке (рис. 8) щелкнуть по строке Microsoft Office (возможно, для нахождения этой строки придется прокрутить список вниз с помощью линейки прокрутки):

Рис. 8

7. Щелкнуть по строке OFFICE11 (рис. 9):

Рис. 9

8. Прокрутить развернувшийся список вниз до тех пор, пока не найдется строка Excel (рис. 10), и щелкнуть по ней:

Рис. 10

9. Щелкнуть по кнопке OK – в результате окно создания ярлыка примет следующий вид (рис. 11):

Рис. 11

10. Щелкнуть по кнопке Далее и в открывшемся окне (рис. 12) изменить имя создаваемого ярлыка (если существующее имя устраивает, то изменять его не надо):

Рис. 12

11. Щелкнуть по кнопке Готово и на рабочем столе компьютера появится ярлык.

Теперь программу можно запускать с помощью вновь созданного ярлыка.

Операционная система Windows XP отличается внешним видом окон, поэтому процесс создания ярлыка будет выглядеть иначе.

В этом случае последовательность действий будет следующей:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на пустом месте рабочего стола и выбрать пункт Создать (рис. 13):

Рис. 13

2. В развернувшемся подменю выбрать пункт Ярлык – в результате откроется окно создания ярлыка (рис. 14):

Рис. 14

3. Щелкнуть по кнопке Обзор и в открывшемся окне щелкнуть по строке Мой компьютер (рис. 15):

Рис. 15

4. Щелкнуть по строке диска (С:) (например, на рис. 16 эта строка называется Локальный диск (C:)):

Рис. 16

5. В открывшемся списке (рис. 17) щелкнуть по строке Program Files:

Рис. 17

6. В развернувшемся списке (рис. 18) щелкнуть по строке Microsoft Office (возможно, для нахождения этой строки придется прокрутить список вниз с помощью линейки прокрутки):

Рис. 18

7. Щелкнуть по строке OFFICE11 (рис. 19):

Рис. 19

8. Прокрутить развернувшийся список вниз до тех пор, пока не найдется строка Excel.exe (рис. 20), и щелкнуть по ней:

Рис. 20

9. Щелкнуть по кнопке OK – теперь окно создания ярлыка примет следующий вид (рис. 21):

Рис. 21

10. Щелкнуть по кнопке Далее и в открывшемся окне (рис. 22) изменить имя создаваемого ярлыка (если существующее имя устраивает, то изменять его не надо):

Рис. 22

11. Щелкнуть по кнопке Готово – на рабочем столе компьютера появится ярлык.

После запуска Microsoft Excel в окне программы откроется первый лист новой книги (рис. 23):

Рис. 23

Если окно книги развернуто, т. е. имеет максимально возможный размер, то строка заголовка окна программы (первая верхняя строка) содержит (рис. 24):

– пиктограмму электронных таблиц –

– название программы – Microsoft Excel;

– наименование файла – Книга1;

– кнопка

– кнопка

– кнопка

Рис. 24

Если же окно книги не развернуто, то имя книги будет находиться в строке заголовка самого окна книги (рис. 25).

Рис. 25

Вторая строка отображает командные меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка, с помощью которых обеспечивается доступ пользователя к основным командам Excel (рис. 26):

Рис. 26

Если окно книги развернуто на все окно программы (рис. 23), то в этой строке также находятся кнопки управления окном текущей книги (

В третьей строке содержатся кнопки стандартной панели инструментов для организации работы с электронной таблицей (рис. 27):