Просто о сложном. Регламент работы транспортного отдела Олег Горохов

Работа транспортной службы, сочетает в себе комплекс мероприятий и как следствие является результатом деятельности несколько служб. Очень важно при этом понимать и контролировать все процессы, связанные с доставкой продукции и учетом материально технических средств.

Работа в транспортной сфере контролируется несколькими ведомствами и количество законодательной базы огромное, причем она постоянно меняется. Этот регламент направлен прежде всего на организацию работы транспортного отдела частной компании в современных условиях, учитывая все входящие указания от контролирующих органов, таких как Ространснадзор, Министерства труда, Санитарно-эпидемиологический надзор, охраны труда, пожарный надзор и т. д.

По собственному опыту могу сказать, что более 15 лет назад, когда я только начинал организовывать работу транспортной службы, ни чего подобного в доступной литературе не было, что конечно было бы огромным подспорьем, по этому вся информация содержащаяся в этом регламенте, это прежде всего личный опыт проверенный годами.

На данный момент, регламент определяет работу около 300 автомобилей с соответствующим штатным расписанием.

Для более комфортного усвоения информации сам «Регламент работы транспортного отдела» с приложениями будет расположен в заключительной части, а начиная с первой главы буду более подробно раскрывать информацию по основополагающим составляющим регламента.

Уточню сразу, что регламент существует для определения процессов, связанных с работой организации, а это значит что именно по этому регламенту ваш отдел могут и будут проверять, в том числе и внутренние службы компании, например служба безопасности или ревизионная комиссия, при проверке материальных остатков запасных частей или гсм. По этому, с самого начала ориентируемся на то, что данный документ подписывает руководитель компании, а это значит что взаимодействие смежных отделов например отдела кадров при подборе персонала в транспортный отдел или финансовой службы при оплате расхода ГСМ, определено руководителем и подлежит общему исполнению.

Так же данный регламент позволит вам создать собственный на основе этого.

В «Общих положениях» указываются все значения, с которыми могут столкнуться исполнители регламента, в том числе необходимо указать сокращения. Помним, что не все работают с транспортом на постоянной основе и не для всех АТС – это автотранспортное средство, по этому указываем подробно то что считаем нужным и с расшифровкой.

Для удобства компанию в Регламенте обозначим как ООО «________», наименование компании часто указывается в нормативных документах, по этому обязательно вставляем его в общие положения. Соответственно это могут быть другие формы правовой деятельности ЗАО, ТД, ИП и т. д.

Автомобиль (АТС) может быть на разной основе в собственности, по этому указываем это.

Что бы быть уверенным что вы полностью подготовлены к работе с данным регламентом, описывая в главах понятия значений, будем указывать и способы проверки данных пунктов. Например, понимая что АТС принадлежит компании на какой бы то ни было праве собственности, вы должны проверить наличие основания этой принадлежности.

Каждый автомобиль укомплектовывается папкой, документы в которой рассмотрим в процессе изучения регламента. Из общих положений понимаем, что должен быть договор аренды если машина в аренде, договор лизинга если машина в лизинге, в случае если в свидетельстве о регистрации ТС указан лизингополучатель (ваша компания) то договор лизинга не требуется. Если машина в собственности, то это самый простой и рабочий вариант, информация о том, что АТС принадлежит ООО «________» есть в свидетельстве о регистрации АТС, по этому лишних договоров быть не должно и инспектору в случае проверки на дороге, достаточно показать свидетельство о регистрации, путевой лист и трудовой договор водителя, свидетельствующий о том что он работает в ООО «________».

БДД – все что связано с БДД необходимо контролировать и исполнять, а в случае сделанного замечания инспекторами в процессе проверки исправлять в кратчайшие сроки и отчитываться. Особенно необходимо обратить внимание на документы сотрудников, которые исполняют обязанности в транспортном отделе. В подавляющем большинстве все они должны иметь дополнительное образование или пройти специализированные курсы. Это 100 % должно исполняться. Штрафы при нарушении БДД значительные. Помните, что если у компании правовая форма например ООО, штраф может отличаться от штрафа наложенного на физическое лицо в десятки раз. Причем БДД это не только наличие документов у ответственных лиц, это соблюдение различных норм, утвержденных на момент проверки. Например, штраф за превышение нагрузки на ось, может достигать до 450 000 руб. при прожиточном минимуме на данный момент 12 130 руб. Я попадал в эту ситуацию и можете поверить ни какие юристы вам не помогут, будете платить. Видел в том числе водителей, которые были вынуждены продать свои автомобили для оплаты штрафа и оставить транспортную деятельность.

Необходимое оборудование, как и документы сотрудников транспортного отдела, необходимых для обеспечения БДД в реальной работе, рассмотрим ниже.

ДТП – дорожно-транспортное происшествие, к сожалению неотъемлемая составляющая работы транспортного отдела. Автомобиль это прежде всего источник повышенной опасности, а так как управляет им человек, то человеческий фактор имеет место быть. Очень болезненная тема и часто именно из-за стрессовых ситуаций, которые влекут ДТП, сотрудники в том числе и начальники уходят с должностей. Тем не менее есть определенные процессы, которые необходимо знать и исполнять во время ДТП их рассмотрим отдельно.

ШР – штатное расписание всегда плотно связано с финансовым отделом, это живые деньги, которые необходимо контролировать. Начальник транспортного отдела, должен знать про должности в своем отделе все, заработную плату сотрудников, их обязанности, которые указаны в должностных инструкциях, какие именно должности должны быть указаны в ШР, по требованиям контролирующих органов и какими документами должны обладать, занимая эту должность.

Любая ошибка в ШР связана с выплатами заработной платы, которые обычно проверяются на постоянной основе. По этому ШР транспортного отдела составляет начальник транспортного отдела, мотивирует необходимость должностей в том числе согласно требований надзорных органов и их количество и уже после утверждает директор.

В зависимости от специфики работы, в общие положения указываете дополнительные понятия и сокращения.

В зависимости от количества автомобилей, штатное расписание может располагать разными должностями и их количеством. Например, на отдельных площадках если количество машин до 8–10 ед., достаточно одного механика, причем в рамках холдинга таких площадок может быть не ограниченное количество, а общее руководство будет осуществлять один начальник транспортного отдела (НТО), который находится на площадке с наибольшим количеством транспорта.

В случае если площадка одна, а автомобилей не большое количество, то должности совмещаются. Причем это обязательно должно быть отображено в должностных инструкциях сотрудников.

Начальник транспортного отдела (НТО) – наличие высшего образования обязательно, желательно что бы оно было профильным. Одним из обязательных требований в компании это наличие ответственных за эксплуатацию и ремонт подвижного состава, так же может быть ответственным за БДД.

В подавляющем случае обязанности ответственного за БДД исполняет НТО. Очень редко организация берет в штат отдельного сотрудника ответственного за БДД, здесь недостаточно выбрать любого и назначить приказом директора. Ответственный за БДД должен пройти обучение, сдать экзамен и быть включенным в реестр специалистов по БДД на сайте Министерства транспорта РФ https://rosavtotransport.ru/ru/activities/road-safety/bdd-register/

К обучению принимаются только кандидаты с высшим образованием, по этому на должность руководителя транспортного отдела, необходимо принимать квалифицированного специалиста с соответствующим образованием.

Если при подборе НТО выясняется что высшее образование есть, а допуска по БДД нет, рекомендую принять человека в штат и направить на обучение.

Обучение длится 3–4 месяца, в зависимости от документов обучающегося. Более подробно необходимо уточнить в обучающем заведении, имеющем лицензию на этот вид деятельности.

Всего на данный момент существует три вида обучения, необходимых для выпуска транспорта. Рекомендую обучить НТО всем этим допускам.

Первое обучение – «Ответственный по БДД», описал обучение выше, назначается приказом по компании. В случае если произошло ДТП или внеплановая проверка контролирующих органов выявило нарушение, именно ответственный за БДД едет к инспектору и занимается этим вопросом.

Второе обучение – «Контролер технического состояния авто-транспортных средств», специалист имеющий право выпуска транспорта на линию (и приема с линии). После обучения получает диплом о профессиональной переподготовке, имеет право подписи в путевом листе.

Третье обучение