Офисных процессов на предприятии всегда больше, чем производственных. И чем дольше существует предприятие, тем больше их становится. Рост количества офисных процессов всегда опережает рост количества производственных.

Работа с информацией может быть совершенно различной. Важно понимать то, что информация находится в движении, как и материальный продукт. Помните, что любой процесс имеет вход и выход. Внутри каждого процесса информация видоизменяется, двигаясь от входа к выходу конкретного процесса.

Например, входом процесса трудоустройства является заявление от кандидата, дальше это заявление обрабатывается специалистом: информация проверяется, сравнивается с базой данных и попадает в базу данных кандидатов, затем другой специалист назначает встречу и проводит собеседование, после которого заключается трудовой договор. Выходом данного процесса является подписанный трудовой договор.Заранее прошу прощения за сильное упрощение примера, важно понять суть, а не точно отразить процесс трудоустройства.Даже при таком упрощении видно как движется информация. Сначала она поступила на бумажном носителе в виде заявления, затем прошла сравнение (проверку) и перешла в электронный вид в базу данных, затем дополнилась информацией после собеседования и перешла в трудовой договор. Причём и заявление, и трудовой договор, могут двигаться по разным инстанциям в процессе согласования. Это тоже движение информации.

Именно поэтому в настоящей книге чаще всего употребляется понятие информационного потока. Потому что в ходе улучшений мы рассматриваем именно потоки информации, то есть, их направленное движение. Мы не видим информационные потоки и не можем наблюдать за ними так, как наблюдаем за производством. Наверное, это к лучшему. Если бы люди могли видеть все информационные потоки, многие сошли бы с ума, так как их в любом офисе огромное множество. Именно из-за того, что мы не можем видеть информационные потоки и движение информации, их улучшение у многих специалистов вызывает трудности. Сложно улучшать то, что не видишь.

По определению, поток – перемещение масс в определённом направлении. Соответственно, говоря об информационном потоке, мы говорим о перемещающейся и преобразующейся информации, то есть об информации, которая постоянно находится в движении. Именно это нам и надо для того, чтобы улучшать офисные процессы: понимать, как движется информация.

Их можно встретить везде, где есть информация. На любом предприятии, чтобы производство начало производить продукт, ему нужна информация о том, сколько производить, что именно производить и т. д. Поэтому информационные потоки можно встретить везде и их гораздо больше, чем может показаться.

Важно понять, что многие информационные потоки имеют сильное и непосредственное влияние на производство. Они запускают и останавливают его, они задают ритм и настраивают его параметры. Например, информационные потоки, связанные с оформлением технологической и конструкторской документации и проработкой соответствующих вопросов, могут серьёзно повлиять на качество продукции, а также трудоёмкость и материалоёмкость её изготовления. На практике часто встречаются примеры, когда ошибка в конструкторской или технологической документации оборачивается миллионами дополнительных затрат.

На любом предприятии можно выделить сотни и даже тысячи различных процессов. Любой из них в той или иной степени всегда можно улучшить.

Вот лишь некоторые, самые распространённые из них: