В состав реквизита «Подпись» входят (рис. 14):

1. Наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное.

2. Личная подпись.

3. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Рис. 14. Образец оформления реквизита «Подпись».

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки (рис. 15).

Рис. 15. Образец оформления реквизита «Подпись» центрированной относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают (рис. 16).

Рис. 16. Образец оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (рис. 17).

Рис. 17. Образец оформления подписи документа несколькими должностными лицами.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (рис. 18).

Рис. 18. Образец оформления подписи документа несколькими должностными лицами равных должностей.

При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (рис. 19).

Рис. 19. Образец оформления подписи документа комиссией.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (рис. 20).

Рис. 20. Образец оформления отметки об исполнителе документа.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение, подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, его необходимо завизировать. Визирование – это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз: виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Чем же отличаются эти два вида виз?

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, кого затрагивает содержание документа. Например, при переводе сотрудника на другую работу документ визирует сотрудник службы персонала, специалист по нормированию труда или бухгалтер, указывая при этом заработную плату работника, а также руководитель того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела подтверждает, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. И, наконец, документ визирует юрист, подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.

Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятия, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа