3) связного текста. Связный текст, в основном, состоит из двух частей:

• в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;

• во второй, заключительной части – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы – только распорядительную часть без констатирующей части, а письма и заявления, лишь просьбу без пояснения.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование предприятия – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В таких документах как приказ, распоряжение и т. д. издаваемых на предприятии, действующем на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству предприятия, текст излагают от первого лица единственного числа – «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа – «постановляет», «решил».

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».

В протоколе текст излагают от третьего лица множественного числа, например, «слушали», «выступили», «постановили», «решили».

В документах, устанавливающих права и обязанности предприятия или их структурных подразделений, например, положение или инструкция, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы, например, акт, справка, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа – «отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила».

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа – «просим направить», «направляем на рассмотрение»;

– от первого лица единственного числа – «считаю необходимым», «прошу выделить»;

– от третьего лица единственного числа – «министерство не возражает», «ВНИИ считает возможным».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют (рис. 11)

Рис. 11. Образец записи о наличии приложения неуказанного в тексте.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. А в случае, когда к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

В тех случаях, когда приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительным документам, таким как постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения, на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (рис. 12).

Рис. 12. Образец оформления записи о наличии приложения в распорядительных документах.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки (рис. 13).

Рис. 13. Образец оформления записи о наличии приложения в распорядительных документах центрированной относительно самой длинной строки.