Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в предприятия
1.2.4. Правила оформления утверждения и согласования документа
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:
• слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
• наименования должности лица, утверждающего документ;
• подписи;
• фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
• даты утверждения.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа(рис. 26).
Рис. 26. Образец оформления грифа утверждения документа.
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки(рис. 27).
Рис. 27. Образец оформления грифа утверждения документа с центрированием по отношению к самой длинной строке.
В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера (рис. 28).
или
Рис. 28. Образец оформления грифа утверждения документа постановлением, решением, приказом или протоколом.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования(рис. 29).
Рис. 29. Образец оформления грифа согласования документа.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
или
1.2.5. Правила написания резолюции на документе
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату (рис. 30). Оформление резолюции допускается на отдельном листе.
Рис. 30. Образец написания резолюции.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
1.2.6. Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок
Большая часть документов, обеспечивающих информационный обмен между предприятиями и структурными подразделениями, составляют докладные, служебные, объяснительные записки, справки, отчеты, акты и т. д. Рассмотрим, как составляются и оформляются выше перечисленные документы.
Согласно ГОСТу, текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman размер 14. через 1.5 интервала на стандартном листе бумаги с указанием следующих реквизитов:
1) указание на автора. Предприятие, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка;
2) наименование адресата. Кому направляется документ;
3) наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;
4) дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа – датой составления;