Однако допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2006 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. А ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование предприятия» и «Справочные данные об предприятия». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже(рис. 5).

Рис. 5.Образец написания адресата.

При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (рис. 6).

Рис. 6. Образец написания адресата должностного лица

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно (рис. 7).

Рис. 7. Образец написания адресата при отправке документа в несколько однородных организаций.

Каждую строку реквизита «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке(рис. 8).

Рис. 8. Образец написания адресата с центрированием по отношению к самой длинной строке.

В случае рассылки документов более четырех адресатов, составляют список рассылки документов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например, при адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес(рис. 9).

Рис. 9. Образец написания адресата с указанием почтового адреса.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес (рис. 10).

Рис. 10. Образец написания адресата – физического лица.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы о чем (о ком), например, «Приказ о создании аттестационной комиссии» или чего (кого), например, «Должностная инструкция менеджера по персоналу».

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Оформлять текст документа можно в виде:

1) анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например, «имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;

2) таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;