При оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, а также требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Необходимо отметить, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Для документов изготовляемых на бланках устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Причем бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое поле;

10 мм – правое поле;

20 мм – верхнее поле;

20 мм – нижнее поле.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2).

Рис. 1. Образец оформления продольного бланка письма предприятия.

Рис. 2. Образец оформления углового бланка письма предприятия.

Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк (рис. 3). Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа.

Рис. 3. Образец оформления общего бланка предприятия.

2. Бланк письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии.

3. бланк конкретного вида документа(рис. 4). Бланк конкретного вида документа, в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему предприятия или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

Рис. 4. Образец оформления бланка конкретного вида документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом наименование предприятия, справочные данные о предприятии, место составления или издания документа печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2006 г. следует оформлять 05.06.2006.