При выявлении расхождений между данными плательщика и налогового органа должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками осуществляет сверку расчетов по данным информационных ресурсов налогового органа с данными первичных документов плательщика для устранения причины возникновения разногласий. Для выявления и фиксирования причин расхождения оформляется акт сверки по форме 23 (полная).

При выявлении ошибки, допущенной по вине налогового органа, в тот же день готовится служебная записка в отдел, допустивший эту ошибку. Срок для исправления ошибок – не более пяти рабочих дней, после чего о проведенной работе в отдел работы с налогоплательщиками направляется служебная записка (отрывная часть). После получения служебных записок из отделов об исправлении ошибок в базе данных в течение трех рабочих дней со дня получения последней служебной записки формируется акт сверки расчетов по форме 23-а (краткая) с учетом внесенных изменений на текущую дату в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта сверки расчетов по форме 23-а (краткая) с подписями плательщика, должностного лица отдела работы с налогоплательщиками передается плательщику. Если акт вручается лично, то на втором экземпляре ставятся дата получения и подпись плательщика. В случае отправки акта по почте оба экземпляра акта и уведомление передаются в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте.

По всем крупнейшим налогоплательщикам сверка расчетов в обязательном порядке проводится налоговым органом ежеквартально.

Для этого до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, составляется график, который утверждается руководителем инспекции ФНС России. График доводится до сведения отделов урегулирования задолженности, учета, отчетности и анализа, камеральных и выездных проверок. Плательщикам рассылаются письменные уведомления о дате проведения сверки.

Допускается составление графика проведения сверки расчетов с крупнейшими плательщиками в начале календарного года с разбивкой по отчетным кварталам и рассылкой уведомлений плательщикам.

В случае неявки плательщика для оформления результатов сверки в срок, указанный в уведомлении, акт по форме 23-а (краткая) в двух экземплярах отправляется ему по почте через отдел финансового и общего обеспечения. В уведомлении сообщается о необходимости возврата подписанного экземпляра акта сверки.

Особенности проведения сверки расчетов плательщика при снятии с учета в налоговом органе в случае его перехода из одной инспекции в другую или в случае ликвидации (реорганизации) организации.

Для проведения сверки расчетов плательщик приглашается в налоговую инспекцию уведомлением с указанием даты проведения сверки. Уведомление составляется в двух экземплярах и направляется по почте через отдел финансового и общего обеспечения. В случае возврата в налоговую инспекцию уведомления с пометкой «адресат не найден по данному адресу» акт сверки подписывается должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками в одностороннем порядке.

Должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками формирует акт сверки по форме № 23-а (краткая).

При явке плательщика в инспекцию для оформления акта сверки в срок, указанный в уведомлении, в случае отсутствия расхождений данных на документ ставится подпись плательщика и должностного лица отдела работы с налогоплательщиками. Документ составляется в трех экземплярах (в случае ликвидации организации в двух экземплярах) и визируется начальником отдела работы с налогоплательщиками. Первый экземпляр вручается плательщику. На втором и третьем экземплярах ставятся дата получения и подпись плательщика. Один экземпляр документа передается в отдел, формирующий пакет документов для последующего направления в налоговый орган по новому месту учета, другой остается в налоговом органе. Второй экземпляр акта сверки расчетов ликвидируемой организации передается на хранение в архив налогового органа.