Для плательщиков оборудуются места для ожидания приема, имеющие стулья, столы (стойки) для возможности оформления документов.

3. Организация приема, регистрации и выдачи документов.

При представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности по почте отдел финансового и общего обеспечения регистрирует документ или комплект документов, проставляет дату приема, присвоенный входящий номер, указывает дату отправки документа по почте. Всем вложениям присваивается единый номер. На титульном (первом) листе каждого вложения указывается регистрационный (входящий) номер, дата отправки по почте и дата поступления документа в налоговую инспекцию.

Документы, полученные от налогоплательщиков по почте, передаются из отдела финансового и общего обеспечения в отдел работы с налогоплательщиками по сопроводительному листу не позднее дня, следующего за днем регистрации документа.

В случае выявления несоответствия установленной форме представленных налогоплательщиком налоговых деклараций налоговый орган не принимает такую документацию. В случае представления по почте налоговой декларации по не установленной законодательством форме должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками в трехдневный срок подготавливается уведомление о необходимости ее представления по установленной форме.

При выявлении на стадии принятия налоговой декларации нарушения установленных сроков ее представления немедленно о выявленном факте сообщается в отдел камеральных проверок для принятия мер.

При наличии в зарегистрированных и переданных в отдел ввода и обработки данных налоговых декларациях ошибок, не позволяющих осуществить ввод, декларации по реестру передаются из отдела ввода и обработки данных в отдел работы с налогоплательщиками. Должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками подготавливается уведомление и передается в отдел финансового и общего обеспечения для отправки по почте.

Если в течение 10 календарных дней с момента получения почтового отправления плательщиком или возврата почтового отправления ввиду отсутствия плательщика по указанному в учредительных документах адресу плательщик не вносит уточнения в отчетность, копия реестра таких деклараций и декларации направляются в отдел камеральных проверок для принятия соответствующих мер.

При приеме заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме, утвержденной по согласованию с налоговыми органами РФ и Республики Беларусь, в случае необходимости можно приглашать сотрудника отдела камеральных проверок для проверки представленных плательщиком документов.

4. Прием, регистрация в информационной системе налогового органа и выдача запросов, писем, заявлений и других документов, представленных организациями и физическими лицами.

На стенде инспекции размещают образцы запросов (писем, заявлений), а также информацию о том, что плательщик должен указать в запросе (письме, заявлении и т. д.) способ получения ответа (лично или по почте). При этом плательщик уведомляется, что если не указан способ получения ответа, то ответ ему будет направлен по почте.

Отдел работы с налогоплательщиками осуществляет прием от плательщиков всех видов документов (заявлений о переходе на систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, на упрощенную систему налогообложения, о регистрации объектов налогообложения налогом на игорный бизнес, о зачете налоговых платежей, о представлении льгот по имущественным налогам и т. д.), относящихся к компетенции налоговых органов. На втором экземпляре представленных документов сотрудник отдела работы с налогоплательщиками проставляет по просьбе плательщика отметку о принятии и дату представления заявления.