Эффектная и эффективная презентация Светлана Василенко

Со времени рыночных реформ 90-х гг. под «презентацией» стали понимать некое торжественное представление товара, услуги, предприятия перед аудиторией. Данное определение точно, но не отображает всей полноты термина.

Благодаря «публичному выступлению» (наш аналог термина «презентация») выступающий получает отличную возможность привлечь и удержать внимание слушателей во время представления для них тех или иных товаров. Презентировать можно почти все, по этой причине такое представление очень актуально в сфере продаж.

В книге С.Б. Ребрика «Презентация: 10 уроков»[1] дается одно из самых удачных и полных определений публичного выступления. Презентация здесь – это «персональное или опосредованное через СМИ представление проектов, товаров, программ с целью оказать на слушателей убеждающее воздействие и побудить их к действиям, которые прямо или косвенно выгодны выступающему или тем, кто его представляет». Кроме того, предметом публичного выступления могут быть описания прошедших мероприятий, производства, коллективные достижения, планы руководства компании на будущее. Места проведения презентаций бывают самыми разнообразными: от офисных помещений до торговых залов и выставок.

Предоставление информации о товаре или услугах фирмы значительно упрощает дальнейшее общение со слушателями публичного выступления. Товар, что называется, подан лицом, теперь дело за аудиторией. Если огромные объемы информации были представлены эффектно и качественно, то результат не замедлит сказаться.

Презентация позволяет слушателю лучше запомнить поступающую информацию. По этой причине публичное выступление является наиболее популярным способом предоставления знаний в среде студентов и преподавателей, менеджеров по обучению и сотрудников компаний. Презентация делает информацию более живой и доступной.

В данной книге под словом «презентация» будут пониматься два значения:

1) предъявление чего-либо аудитории, то, как это должно происходить;

2) некий документ в PowerPoint, позволяющий публично представить что-либо аудитории при помощи технических средств.

Оба этих метода предоставления информации слушателям могут существовать как вместе, дополняя друг друга, так и по отдельности. Презентация PowerPoint выделена в отдельный вид предоставления информации при помощи технических средств, так как является наиболее популярной, но существуют и другие способы (о них будет рассказано в главе 6 книги).

Целью настоящего издания является научить оратора:

• чувствовать себя комфортно на «сцене» перед аудиторией;

• контролировать свои эмоции и чувства;

• успешно продвигать товары и услуги, знания и концепции.

Существует шесть видов публичных выступлений в зависимости от направленности:

1) коммерческая;

2) общественно-политическая;

3) научная;

4) рекламная;

5) паблик рилейшнз;

6) управленческая.

Первый вид презентации – коммерческая – чаще всего используется торговыми представителями во время разного рода переговоров и выставок. Такими сотрудниками движет стремление продать как можно выгоднее свой товар или услуги.

Общественно-политические презентации необходимы депутатам, разного рода государственным и политическим деятелям. Избирательные программы, концепции, «круглые столы», взаимодействие со СМИ и пресс-конференции – все проходит в виде представления информации слушателям.

Для привлечения инвесторов в научные проекты ученые должны уметь эффектно показывать результаты своих изысканий. В этом им помогает научная презентация.

Рекламная и паблик рилейшнз презентации применяются в кругах специалистов по пиару и общественных деятелей. Новыми брендами и стратегиями компаний занимаются первые, культурными и социальными программами – вторые. Причем последним презентация необходима для привлечения финансов и разного рода помощи.

Управленческая презентация необходима руководителям, менеджерам среднего звена. Если первые применяют ее для сообщения миру и своим сотрудникам об ориентирах компании, то вторые таким образом представляют идеи или отчитываются о результатах руководству.

Если сравнить диалог и презентацию, то на ум приходят несколько выводов. Во время диалога говорят все участники, либо их большинство. Каждый имеет право вставлять в кружево взаимодействия свои ремарки. Они могут быть как негативные, так и позитивные. Статус говорящих в ситуации диалога всегда разный.

Презентация подразумевает речь лишь одного человека в аудитории – выступающего. Аудитория, как правило, молчит большую часть времени (ситуация в идеале). Свое мнение слушатели могут высказать после окончания выступления оратора. Такое положение вещей говорит о более высоком статусе говорящего.

Второй особенностью публичного выступления является специальная организация пространства. По сравнению с диалогом, где организация места для общения почти всегда отсутствует (за исключением особых случаев, например, романтического свидания), пространство для презентации должно организовываться самим выступающим. Это зависит от того, что оратор будет говорить и как (с использованием каких средств воздействия на аудиторию) он это станет делать.

Люди будут слушать говорящего только тогда, когда он знает о том, что они хот т услышать. Аудитория должна быть лично заинтересована в том, о чем говорит оратор. Интерес к личностям, сидящим в зале, позволит вызвать ответный интерес к фигуре выступающего. Главное, чтобы эмоциональный настрой по отношению к слушающим был искренним, а иначе грош цена такому интересу. В аудитории находятся люди, которые точно так же, как оратор, смогут оценить правдивость заинтересованности.

Умение говорить и зрительные образы, подтверждающие достоверность высказываний говорящего, позволяют в сегодняшней информационной цивилизации продать тот или иной товар гораздо быстрее, чем это делалось ранее. Обилие визуальных раздражителей (телевидение с его рекламой, улицы с бесконечными билбордами, Интернет с анимациями и т. д.) приучили нас искать подтверждение своих мыслей во внешнем мире. По этой причине мы даже во время презентаций пытаемся найти объект, за который можно бы было «зацепиться взглядом». Если таковых не наблюдается, то тер ем интерес к действу.

Последний фактор, оказывающий существенное воздействие на слушателя, – это личность выступающего. Основные черты хорошего оратора – уверенность, четкость, ясность изложения, но самое главное это уважение, с которым к нему относите аудитория. Пока не ясно до конца, повлияла ли на уважение зрителей харизма говорящего, вызвав уважительное отношение к нему, или же, наоборот. Ясно одно: качества личности оратора и отношение к нему аудитории связаны самым прямым образом. Постоянная работа над собой и саморазвитие также вызывают уважение слушателя. Результаты такой работы видны в процессе выступления, а если все отрепетировано несколько раз и оратор чувствует себя уверенно, то и Аудитория увидит не трясущиеся коленки, а спокойствие и доброжелательность.

Каждый человек в своей жизни хоть раз да был на месте выступающего. Каждый может вспомнить, как он или она волновался (-лась), выступая. Если оратор покажет слушателям хорошие результаты во время защиты своей презентации, то заслужит авторитет у своей аудитории. Если нет, то потеряет кредит доверия, выданный ему людьми, согласившимися выслушать говорящего. Обычно слушатели в такой ситуации перестают реагировать на речь оратора, постоянно отвлекаются, разговаривают или занимаются какими-то своими более важными, чем идущее выступление, делами. Вина в этом случае целиком ложится на спину говорящего – не сумел заинтересовать, поленился отрепетировать. По этой причине и создавалась данная книга. Обучение по ней поможет определить ошибки и защититься от них, создав себе позитивный ораторский образ.

Особое место в скелете презентации занимает тема, которую представляет оратор. Ее он, как правило, выбирает сам, либо на него воздействуют какие-либо внешние факторы (случай, повлекший желание рассказать о чем-то или сделавший выступающего экспертом в какой-то области; начальство, пожелавшее, чтобы их подчиненный презентовал товар, услугу, озвучил информацию о положении дел в компании на сегодняшний момент и т. д.). Выбор темы – важнейший этап в приготовлении к презентации. Без определения тематики выступления оно само по себе невозможно, так как не имеет опорного пункта, того базиса, от которого можно оттолкнуться в процессе взаимодействия с аудиторией. Правильный выбор темы позволит в самом начале выступления привлечь внимание слушателей. Название презентации должно быть четко сформулировано. Не слишком кратким, не слишком длинным, таким, чтобы хотелось узнать о предмете выступления как можно больше.

Тема должна быть актуальна для публики. Каждому человеку необходимо найти в ней что-то свое, интересующее его звено, которое позволит привлечь и удержать внимание на том или ином предмете. Определить, что это будет за звено – уже задача выступающего. Актуальность презентации должна иметь грамотно аргументированное обоснование. Например, PR-менеджер в своем выступлении на тему «Внутренний PR: плюсы и минусы» рассказывает о преимуществах воздействия внутреннего PR на рядовых сотрудников и компанию в целом: повышении сплоченности коллектива, финансового благополучия «ударных» сотрудников за счет премий и подарков на разного рода праздники, улучшении качества выполняемых работ, уровня организационного патриотизма, психологического климата и т. д., и т. п. Выгодность работы в компании, где применяется стратеги внутреннего PR-a, уже не нужно доказывать. Не говоря о том, что презентация на данную тематику будет встречена на «ура», так как актуальность и нужность данного выступления ни у кого не вызывает сомнений. Однако не только тема и ее актуальность делают презентацию успешной.