Неважно, сколько выставок вам нужно прорабатывать – одну, две или десять. Алгоритм неизменен: запрашиваете у оргкоми–тета нужную информацию, обрабатываете и сравниваете данные, делаете первичные выводы и несете шефу на утверждение – уча–ствовать в десяти выставках, в двух или вообще ни в одной.
Если речь идет о выставках, проводимых в вашем городе, на–несите личный визит в оргкомитет. У организаторов из других городов проще запрашивать информацию по e-mail, но, в конце концов, сгодится и факс, и обычная почта.
Запрашивайте следующее:
• информационное письмо по интересующей вас выставке, содержащее название, даты, место проведения мероприя–тия, возможные формы участия, цены на них и условия оплаты;
• заявку-контракт (ее запрос вас ни к чему ни обязывает до тех пор, пока она не заверена подписью вашего директора и печатью фирмы);
• список участников последней выставки (обычно прошло–годней), желательно с краткими направлениями деятельно–сти; идеальный вариант – каталог в бумажном или элект–ронном варианте;
• список участников нынешней выставки. Если вы обратились в оргкомитет, скажем, за полгода до на–чала мероприятия, списка вполне может и не быть. Это ни–коим образом не характеризует выставку с худшей сторо–ны, просто сказывается наш менталитет – решать все вопросы в последний момент;
• общий план здания, где проводится выставка, и схему рас–положения экспомест (с указанием квадратуры), где поме–чены места, забронированные другими участниками. Если вы, опять-таки, обратились заблаговременно (напри–мер, для составления перспективного плана на год), запро–сите схему прошлой выставки, если, конечно, она проводи–лась в том же помещении, что и нынешняя;
• пресс-релиз по прошлой выставке (количество предприятий, в том числе приехавших из других регионов и стран; общая площадь экспомест; количество посетителей и их статус; от–зывы участников и т. д.).
К данному документу нужно подходить критично – состав–ляли-то его лица заинтересованные! Если есть возможность, сде–лайте пару-тройку звонков участникам прошлой выставки и за–дайте вопросы об уровне выставки непосредственно им. Только не вздумайте звонить конкурентам, а если уж звоните, то хоть не представляйтесь настоящим названием фирмы, а то вам могут та-а-кого наплести!
При обработке полученной информации перед вами наверня–ка возникнет вопрос: какую площадь экспозиции брать за осно–ву для расчета стоимости участия?
Все зависит от того, что именно вы хотите расположить в экспоместе. Если парочку небольших стендов и информационные материалы (прайсы, буклеты, листовки и т. п.) – вполне достаточ–но 4 м>2 (кабинка 2 х 2 м) или же «рабочего места» (в среднем 2 м>2 необорудованной площади, стол и 1—2 стула).
Если же в экспоместе планируется ставить образцы продук–ции, офисную и компьютерную технику, оборудовать кабинку для переговоров, то здесь нужно считать, чертить, еще раз счи–тать, проверять и перепроверять. Ведь в случае «недобора» вы–ставочной площади представителям вашей фирмы придется ра–ботать в тесноте, виляя между стеллажами, чтобы пройти к нужному образцу. «Перебор» менее страшен, просторная экс–позиция вряд ли кому помешает, но ведь каждый квадратный метр стоит денег, и немалых! Поощрит ли ваш шеф такие воль–ности? Сомневаюсь.
При указании цены за 1 м>2 организаторы обычно разделяют стоимость оборудованной и необорудованной площади.
Под оборудованной подразумевается «кабинка», состоящая из трех стеновых панелей (если экспоместо угловое – то из двух) и имеющая с открытых «лицевых» сторон только фризовые пане–ли, на которых размещается название вашей фирмы. Конструк–ция состоит из металлических профилей как вертикальных (обычно 2,5 м), так и горизонтальных (ширина 1 м). Внутри этих профилей крепятся стендовые панели из пластика (в провин–ции – из крашенного ДВП). В стандартную комплектацию так–же входит ковровое покрытие (стандартного цвета), имеется электророзетка (если надо больше одной штуки – лучше сразу оговаривать с оргкомитетом) и пара точечных светильников.