• использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки (световые и музыкальные эффекты, звукозапись сопроводительного текста, настенные росписи и т. п.);

• объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров, оформителей и художников, привлеченных для подготовки экспозиции;

• изготовление и оценка модели будущей экспозиции;

• подбор, подготовка и обучение персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;

• организация перевозки экспозиции к месту проведения выставки.

Технология проведения выставок требует, как правило, детального планирования большого количества взаимосвязанных видов работ и составления специального графика их выполнения с указанием сроков начала и окончания. Наиболее важными вопросами в данном случае являются:

• транспортное обслуживание (транспортабельность экспонатов, их вес и габариты, оформление необходимой документации, экспедиционное сопровождение груза, учет таможенного законодательства при пересечении границ различных государств и др.);

• страхование выставочной экспозиции или ее отдельных экспонатов от различных видов риска, а также персональное страхование участвующих в выставке работников предприятия и их личных вещей;

• проезд работников предприятия, обеспечивающих его участие в выставке, к месту ее проведения и обратно, а также их размещение (выбор транспортных средств, гостиниц, туристических агентств и т. д.);

• обеспечение охраны экспозиции (включая меры по предотвращению террористических актов, хищения или повреждения экспонатов, меры противопожарной безопасности и др.);

• распространение информации о предстоящем участии предприятия в выставке (сообщения по местному радио и телевидению, публикации в специализированных и местных изданиях, изготовление и размещение соответствующих средств наружной рекламы и др.);

• подготовка, изготовление и эффективное распространение различных рекламно-информационных материалов, непосредственно сопровождающих участие предприятия в выставке (информационные листки, буклеты, проспекты, брошюры, каталоги, дискеты, видеокассеты и др.);

• организация церемонии открытия выставки (или отдельной экспозиции) с последующим проведением специальной пресс-конференции, посвященной данному событию, и открытием пресс-центра на время функционирования выставки для удобства работы посещающих ее журналистов и бизнесменов.

Тщательная проработка перечисленных вопросов может способствовать более успешному решению следующих задач:

• достижение намеченных целей участия предприятия в выставке;

• продвижение товаров и услуг предприятия на рынке;

• заключение особо выгодных контрактов;

• укрепление делового имиджа предприятия;

• повышение конкурентоспособности выпускаемой продукции, оказываемых услуг и предприятия в целом.

Важным этапом подготовки компании к участию на выставке является отбор и обучение персонала, необходимого для обслуживания экспозиции и работы с посетителями.

При недостаточной численности работников внутрифирменной службы по связям с общественностью возможно привлечение персонала из других подразделений организации. Общее количество специалистов, обслуживающих выставку, должно определяться с учетом графика работы, сменности и взаимозаменяемости.

Персонал, привлекаемый к работе на выставке, должен иметь определенные знания о составе посетителей, целевой группе потенциальных клиентов и покупателей, особенностях экспозиции, условиях ценообразования на предлагаемые товары и услуги, предложениях конкурентов и т. д.

Работники выставки должны быть коммуникабельны, дружелюбны, стрессоустойчивы, знать основы теории общения, уметь продемонстрировать в действии тот или иной выставочный образец, подчеркнув при этом его основные достоинства и преимущества.