По данному признаку возможно также разделение выставок и ярмарок на внутрифирменные, отраслевые, межотраслевые.

По срокам проведения различают выставки и ярмарки краткосрочные (как правило – передвижные), среднесрочные, постоянно действующие.

По своему характеру выставки и ярмарки могут быть специализированные, универсальные.

По частоте проведения выставки и ярмарки классифицируются на сезонные, ежегодные, периодические (один раз в 2–3 года).

С точки зрения основных целей и задач выделяют информационно-ознакомительные выставки, коммуникативные выставки и ярмарки, проводимые в целях налаживания деловых контактов, выставки и ярмарки по осуществлению продаж.

Подготовка и проведение выставок и ярмарок (или организация участия предприятия в них) возлагаются в большинстве случаев на внутрифирменную службу по связям с общественностью, которая должна принимать экономически обоснованные решения по следующим вопросам:

• в какой конкретной выставке или ярмарке должно участвовать предприятие;

• насколько масштабной и разносторонней должна быть экспозиция; что необходимо сделать для подготовки основных экспонатов и сопутствующих информационных материалов;

• как организовать работу персонала во время проведения выставки или ярмарки;

• какие дополнительные ПР-мероприятия необходимо спланировать и провести в период работы выставки или ярмарки и особенно после ее окончания.

Участие предприятия в выставке или ярмарке почти всегда сопряжено с существенными финансовыми расходами. Чтобы эти расходы не превратились в безвозвратные потери, специалисты по связям с общественностью должны представить руководству фирмы обоснованное заключение по всем вопросам участия в подобных мероприятиях. Окончательное решение об участии предприятия в выставке или ярмарке принимается, как правило, его руководством с учетом мнения ведущих специалистов службы связей с общественностью.

В последнее время экспоненты и посетители выставок активно используют Интернет как способ обмена информацией. На сайте компании, участвующей в выставке, обычно размещают планы экспозиций, фотографии основных экспонатов, имена и контактные телефоны ответственных лиц, программы конференций, семинаров, пресс-конференций и других мероприятий по связям с общественностью, проводимых в рамках выставки.

Бурное развитие Интернета как способа коммуникации не снижает важности личного посещения выставки или ярмарки. Именно личные контакты и неформальная атмосфера способствуют налаживанию делового сотрудничества и существенно повышают эффективность таких мероприятий.

В этой связи определенный интерес представляет анализ структуры посетителей выставок, проведенный на примере московского «Экспоцентра». По опубликованным данным, основные категории посетителей распределены так:

• руководители компаний – 30 %;

• руководители среднего уровня (начальники отделов, служб, лабораторий) – 28 %;

• специалисты (технологи) – 12 %;

• предприниматели – 6 %;

• студенты и преподаватели – 5 %;

• государственные служащие – 3 %;

• научные специалисты – 3 %;

• другие категории – 13 %.

Для определения целесообразности участия предприятия в выставке специалисты службы по связям с общественностью должны тщательно изучить и оценить:

• опыт участия в ранее проводившихся выставках, его положительные и отрицательные стороны;

• возможности непосредственных конкурентов в организации аналогичных экспозиций;

• масштабы и периодичность проведения выставки;

• возможные категории посетителей данного мероприятия;