• количество предприятий и организаций, потенциально готовых принять участие в этой выставке;

• место проведения выставки, существенно влияющее на величину транспортных расходов;

• время проведения основных мероприятий выставки;

• возможность и целесообразность участия предприятия в аналогичных выставках, проводимых одновременно в других регионах страны и за ее пределами;

• размеры выставочной площади, которую предполагается взять в аренду у организаторов выставки для развертывания собственной экспозиции;

• примерную сумму (смету) расходов предприятия на участие в выставке.

Для квалифицированного изучения и решения перечисленных вопросов подразделение по связям с общественностью должно взаимодействовать с маркетинговой, сбытовой, рекламной, финансовой, юридической, бухгалтерской, кадровой и другими службами предприятия.

Смета затрат на участие предприятия в выставке должна предусматривать в наиболее общем случае следующие направления расходов:

• стоимость изготовления и оборудования экспозиции (стенда, витрины и т. п.);

• стоимость транспортировки экспозиции к месту проведения выставки и обратно (если не предполагается продажа экспонатов по окончании работы выставки);

• оплата проезда и командировочных расходов персонала, выезжающего для участия в работе выставки;

• оплата труда специалистов и вспомогательных рабочих, непосредственно занятых обслуживанием экспозиции в период работы выставки;

• стоимость аренды выставочной площади;

• оплата страховки экспонатов и персонала на время их перемещения к месту проведения выставки и обратно и участия в ней;

• стоимость услуг по охране выставочной экспозиции;

• затраты на проведение дополнительных мероприятий во время работы выставки (церемония открытия экспозиции, пресс-конференции, «круглые столы» и др.);

• стоимость изготовления и распространения информационно-рекламной литературы (каталогов, проспектов, буклетов и др.), необходимой для более полного ознакомления посетителей выставки с особенностями конкретной экспозиции;

• резерв денежных средств на покрытие непредвиденных расходов по участию предприятия в выставке.

Сокращению общего объема затрат предприятия на участие в выставке могут способствовать:

• использование специальных стендов многократного применения;

• осуществление некоторых видов работ силами самого предприятия (т. е. без посредников), например перевозка экспонатов, сооружение экспозиции, ее охрана и др.;

• участие предприятия в коллективных экспозициях, где одновременно выставляется продукция нескольких фирм-производителей;

• использование по окончании выставки рекламно-информационных материалов (видеозаписей, пресс-релизов, фотографий и т. п.), изготовленных специалистами предприятия во время ее работы;

• полная или частичная продажа экспонатов выставки заинтересованным потребителям после ее завершения.

Крупные фирмы, постоянно принимающие участие в выставках, имеют специальное подразделение, ответственное за это направление работы. При отсутствии такой службы обязанности по организации проведения выставок возлагаются на отдел по связям с общественностью.

На подготовительном этапе работники названного отдела собственными силами или с помощью подрядчиков организуют проектирование и изготовление будущей экспозиции. В данной работе особое внимание должно быть уделено следующим вопросам:

• форма выставочной экспозиции, возможности и целесообразность демонстрации действующих моделей, объемных экспонатов или их уменьшенных копий;

• целесообразность создания передвижных экспозиций и возможность применения выставочных стендов многократного использования;