На предприятиях и в организациях, постоянно получающих большое количество телефонных звонков от представителей различных категорий общественности, целесообразно использовать автоответчики. Накопленные сообщения и вопросы в дальнейшем должны сортироваться и ранжироваться по степени важности и характеру затрагиваемых проблем. Результатом этой аналитической работы может быть специальный отчет, периодически подготавливаемый специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью для руководства компании.

При организации информационных взаимосвязей с помощью телефона следует продумать систему обеспечения безопасности переговоров, защиту от несанкционированного подключения и прослушивания, способы охраны сведений конфиденциального характера, относимых к категории коммерческой тайны предприятия.

Сотрудники большинства предприятий и организаций во многих случаях не соблюдают общепринятые в мировой практике правила ведения телефонных разговоров. В связи с этим у потенциальных клиентов или партнеров фирмы нередко складывается неверное впечатление о возможностях делового сотрудничества.

Телефонный ответ секретаря или оператора человеку, впервые позвонившему в компанию, во многом формирует впечатление о ней, создает определенный имидж. Именно для формирования позитивного имиджа компании в телефонной беседе с клиентом или деловым партнером необходимо проявлять дружелюбие, внимание и вежливость. Сотрудник, отвечающий на телефонные звонки, должен проявлять компетентность в обсуждаемых вопросах и быть готовым к принятию действенных мер по решению возникших проблем.

Достижение такого уровня телефонного общения для работников многих предприятий и организаций возможно лишь после прохождения ими специальной подготовки и обучения правилам ведения телефонных разговоров, а также после проведения необходимых мероприятий по обеспечению нормальных условий труда для секретарей и телефонных операторов.

1. Каковы наиболее распространенные виды презентаций?

2. В чем заключаются основные цели презентации как мероприятия по связям с общественностью?

3. В чем состоят особенности подготовки и проведения презентации?

4. Каковы наиболее распространенные виды конференций?

5. В чем состоят основные особенности подготовки и проведения конференции как комплексного ПР-мероприятия?

6. В каких случаях целесообразна организация церемонии открытия?

7. Каковы особенности подготовки и проведения церемонии открытия?

8. Каковы основные цели и особенности проведения дня открытых дверей в компании?

9. В каких случаях целесообразна организация приемов?

10. Каковы главные цели и особенности проведения представительских приемов?

11. В чем особенности текущих приемов как инструмента связей с общественностью?

12. Каковы основные цели публичных выступлений при установлении связей с общественностью?

13. В чем заключаются главные требования к подготовке и проведению публичных выступлений?

14. Какие факторы определяют уровень телефонизации компании?

15. Каковы основные правила ведения телефонных переговоров с различными категориями общественности фирмы?

В настоящее время весьма эффективным и распространенным средством реализации связей с общественностью являются выставки и ярмарки.

У большинства предпринимательских организаций существуют целевые рынки сбыта продукции, работ и услуг. При этом именно выставки как эффективное средство информации приводят к изменению потребительского поведения внутри целевых групп, способствуют продвижению товаров и услуг, дают ценные исходные данные для дальнейшего изучения рынка и формирования производственной и сбытовой политики.