Для высококвалифицированных специалистов, владеющих ораторскими навыками, вполне достаточно краткого плана выступления с перечнем основных вопросов.

Предприятия и организации, среди руководства или специалистов которых нет хороших ораторов, могут решить эту проблему с помощью школ ораторского мастерства или соответствующих курсов. В процессе самостоятельного обучения правилам публичных выступлений и овладения техникой устной речи весьма полезными могут оказаться специальные тренировки и репетиции с их записью на аудио– и видеокассеты, последующим воспроизведением и анализом.

От правильной оценки аудитории (как качественной, так и количественной) во многом зависят ход самого выступления и его конечный результат.

Качественный анализ аудитории может быть проведен по таким признакам, как возраст и пол присутствующих, их национальность, социальный статус, уровень образования, профессиональная принадлежность, а также характер взаимоотношений с компанией, организовавшей публичное выступление. Этот характер определяется принадлежностью присутствующего на публичном выступлении к одной из многочисленных категорий общественности компании (собственные сотрудники, ветераны труда, внешние акционеры, кредиторы, инвесторы, потребители, местная общественность и др.) и целью посещения данного мероприятия (поддержка решений руководства, организация забастовок и бойкотов, выдвижение определенных требований и др.).

Следует отметить, что наличие среди присутствующих на публичном выступлении большого количества профессионально подготовленных слушателей позволяет выступающему более активно использовать специальную терминологию.

Количественная оценка аудитории позволяет выбрать для проведения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную наполненность и более удобную рассадку присутствующих. Несоразмерно большое помещение приводит к тому, что основная масса присутствующих располагается на задних рядах и боковых местах, а это существенно затрудняет установление контакта между выступающим и аудиторией и снижает эффективность хорошо подготовленного публичного выступления.

При выборе помещения для публичного выступления необходимо по возможности учитывать его акустические особенности. Организаторы мероприятия должны позаботиться о том, чтобы во время его проведения посторонние звуки (уличный шум через открытые окна, хлопающие двери, звонки мобильных телефонов и др.) не отвлекали внимание аудитории и докладчика от основной темы выступления. Для лиц, опоздавших к началу публичного выступления, целесообразно организовать порядок прохода в помещение, не препятствующий нормальному течению мероприятия.

Для удобства выступающего и присутствующих лиц необходимо подготовить специальную трибуну (кафедру), оснастив ее при необходимости подсветкой и микрофоном. Оратор, передвигающийся по сцене или залу во время своего выступления, может быть оснащен микрофоном-клипсой. В его распоряжение могут быть переданы необходимые информационно-рекламные материалы (схемы, таблицы, фотографии) для раздачи присутствующим в аудитории. Само выступление может сопровождаться показом слайдов, видеороликов, фрагментов фильмов и др.

В отдельных случаях необходимо предоставить выступающим возможность использования грифельной доски, экрана, проектора и других технических средств. При наличии среди присутствующих на публичном выступлении лиц, плохо владеющих языком данного общения, следует позаботиться о синхронном переводе.

Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос об использовании присутствующими диктофонов для полной записи выступления, что обычно осуществляется с личного разрешения выступающего.