Планирование публичного выступления начинается с определения его общей темы и конкретизации входящих в нее вопросов. Определяется общая продолжительность выступления в целом и его отдельных частей. В ходе выступления необходимо придерживаться регламента, избегать чрезмерной затянутости речи и необоснованных повторов ее отдельных положений.

Необходимо учитывать, что аудиторию могут отвлекать и даже раздражать отдельные привычки выступающих или часто употребляемые ими слова-паразиты. Опытный оратор контролирует язык жестов и другие средства невербальных коммуникаций, скорость и четкость речи, регулирует тембр голоса, устанавливает зрительный контакт с отдельными слушателями.

Специалист, овладевший правилами публичных выступлений, никогда не читает перед аудиторией заранее отпечатанный полный текст своего доклада, а использует в качестве подсказки общий план выступления и его основные тезисы, кратко записанные на специальных карточках.

При подготовке и проведении публичного выступления необходимо стремиться к тому, чтобы оно было по возможности полным, конкретным, непротиворечивым, основанным на достоверных фактах и событиях, достаточно эмоциональным, убедительным и конструктивным. Речь выступающего должна быть простой по форме, нескучной и понятной для окружающих. Наконец, определенное (иногда весьма значительное) воздействие на аудиторию оказывают внешний вид выступающего, его одежда, прическа, манера поведения и другие факторы.

В последнее время многие фирмы все активнее используют телефон для установления и поддержания связей с общественностью. Передача информации по телефону значительно повышает оперативность связей с общественностью и снижает расходы по установлению и эксплуатации коммуникационных каналов.

Уровень телефонизации компании обычно определяется такими факторами, как:

• роль и место компании в сложившейся системе информационных взаимосвязей отрасли, региона или государства в целом;

• важность, объем и срочность информации, передаваемой компанией представителям различных групп своей общественности;

• характер и назначение выпускаемой продукции и оказываемых услуг, степень влияния производственной деятельности компании на состояние потребительского рынка региона;

• финансовое состояние компании и возможность выделения необходимых ресурсов для проведения телефонизации;

• уровень общественного интереса к работе компании в том или ином регионе и др.

Уровень телефонизации компании может быть определен сопоставлением общей численности работающих с количеством имеющихся у ее сотрудников стационарных и мобильных телефонных аппаратов. Большое значение для оценки уровня телефонизации имеют также номенклатура и качество предоставляемых услуг телефонной связи.

Крупные предприятия и организации, имеющие разветвленную региональную сеть производства и сбыта своей продукции, большое количество представительств и филиалов, как правило, не жалеют средств на оснащение транспортных единиц необходимыми средствами связи и обеспечение отдельных категорий работающих мобильными телефонами и пейджерами. В то же время они имеют возможность целенаправленно и эффективно ограничивать использование сотрудниками служебных средств телефонной связи в личных целях.

Многие компании имеют собственные мини-АТС, позволяющие организовывать внутреннюю телефонную связь руководства компании с руководителями ее отделов и служб, ведущими специалистами, начальниками цехов и участков, бригадирами и другими работниками. При этом возможности выхода на городских и региональных абонентов, а также пользования услугами междугородной и международной связи с телефонных аппаратов компании обычно сосредоточены в руках ее руководства и главных специалистов.