Вместо традиционного названия «система электронного документооборота» (СЭД), закрепившегося у нас с середины 1990-х гг., стандарт использует международное понятие «документная система» (records system) – информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.

Стандарт содержит такие понятия, как достоверность, аутентичность, целостность документа, метаданные, конвертация (конвертирование), миграция, защищенность (безопасность) СУД и др.

Наряду с новыми понятиями ГОСТ содержит и такие элементарные понятия, как архив, высшее руководство, регистрация, отбор и передача, перемещение, обеспечение сохранности, система и т. п. Понимание терминов облегчает наличие примечаний ко многим определениям.

В рамках европейской терминологии используются два понятия: document, переводимый как «документированная информация» (комплекс из записанной информации и ее носителе), и понятие record(s), переводимое как «документ» и близкое по определению к юридически значимому документу в традиционном делопроизводстве (документ как документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности).

Если традиционно технологию работы с документами в организации определяла инструкция по делопроизводству, то теперь у нас используется понятие «политика управления документами» (records policy) – официально сформулированные высшим руководством [организации] намерения и направления деятельности организации в отношении систем управления документами.

Интересно, что в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 под конвертацией понимается любое преобразование документа, например, сканирование бумажного документа для создания его электронной копии.

Как указано в примере к п. 3.3.3, конвертацией (конвертирование) (conversion), может быть названо «сканирование документов на бумажных носителях для создания их цифровых копий (в форматах TIFF, JPEG и др.), перевод документов из формата Word в формат PDF, из формата текстового файла UNIX в формат текстового файла Microsoft (Windows), перевод файлов MSWord из версии 1 в версию 2».

В то же время обычно под конвертацией мы понимаем именно преобразование электронного файла (документа, БД и др.) из одного формата в другой. Чаще всего конвертация проводится для обеспечения возможности доступа к документам устаревших форматов, сохранения такого важного качества электронного документа, как пригодность документа к использованию.

Еще одно понятие, не вполне совпадающее со сложившейся в последнее время практикой, – это индексирование (indexing). Под ним в Стандарте понимается проставление условных обозначений для составления указателей в целях упрощения доступа к документам. В целом это понятие соответствует сложившемуся в документоведении, но в последнее время понятие индексация часто применяется также и при регистрации документа в СЭД, как синоним понятия «заполнение полей регистрационной карточки».

При этом здесь эти понятия описаны более подробно, включая действия по их достижению. Например, вот что сказано в ГОСТ по поводу такого понятия, как достоверность документа: достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, а также документ, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деятельности при проведении данной операции (п. 2.3.2.2).