– ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования»;

– ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».

Большая часть стандартов является переводом стандартов ИСО и отражает западную концепцию управления документами, отличающуюся от традиционного делопроизводства, сложившегося в нашей стране в XX-начале XXI вв.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015, введенный в действие 1 июля 2016 г., рассмотрим более подробно.

Данный стандарт является переводом международного стандарта ИСО: ISO 30300:2011 «Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary», IDT.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Системы управления документами. Основные положения и словарь», как явствует из его названия, содержит большое количество терминов и определений.

В первую очередь установим, что стандарт понимает под системой управления документами (СУД, management system for records). Под СУД в ГОСТ понимается система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.

В данном ГОСТ изменилась трактовка понятия «делопроизводство». Вместо традиционного понятия сегодня используют понятие «управление документами», являющееся переводом английского «records management». По ГОСТ это «область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деятельности и операциях». Из определения мы видим, что здесь практически полностью описывается функционал службы ДОУ – создание (контроль правильности оформления), получение (отправка) документов, их регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, экспертиза ценности, текущее хранение и передача в ведомственный архив. Другими словами, речь идет об управлении документами на всех стадиях работы с ними.

Документы создаются в рамках каждой системы управления, в том числе в СУД. В свою очередь документы и способы управления ими являются частью новых видов организационной деятельности, таких как разработка новой продукции или услуг. Документы могут также использоваться для проверки работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности отвечают требованиям организации. Таким образом, СУД устанавливает (или определяет) как требования к документам иных систем управления, так и к самим системам.

Надо отметить, что внедрение систем управления документами влечет за собой повышенные требования к унификации этих документов, особенно если мы говорим о современной корпоративной информационной системе (КИС), обеспечивающей единую точку доступа и управления всеми системами документации, используемыми в организации, – организационно-распорядительной, плановой, кадровой, технологической, проектно-конструкторской, бухгалтерской и др. Внедрение СУД требует определения параметров взаимодействия с другими программными комплексами, используемыми в сфере управления данной организации, например системами управления предприятием (ERP), управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и др. Здесь на первый план выступает такое понятие, как комплексность (п. 2.3.3.5). Комплексные документные системы управляют документами, создающимися в результате осуществления всех видов деятельности организации, группы организаций или подразделений организации, в которых они используются. Комплексные документные системы обеспечивают результативность и эффективность ведения деятельности.