Поэтому рекомендуется использовать именно нижеперечисленные шрифты, заложив их в шаблоны электронных документов, а также прописав их использование в инструкции по делопроизводству организации. Это шрифты Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров. Подробно ГОСТ Р 6.30-2003 и выпущенный для его замены ГОСТ Р 7.0.97-2016 рассмотрены в главе 3 «Основные требования к составлению и оформлению документов».

Второй ключевой для службы ДОУ стандарт – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [69]. Стандарт содержит определения более ста семидесяти понятий, в том числе такие, новые для службы ДОУ понятия, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования (электронного документа), миграция, конвертирование (конвертация), метаданные и др.

Также специалистам службы ДОУ могут пригодиться стандарты на бумагу и ее форматы:

– ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»;

– ГОСТ 17586-80 «Бумага. Термины и определения».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (ред. от 04.03.2004).

Целый пакет стандартов посвящен системам управления документами. Движение в этом направлении связано с приведением российских стандартов в соответствие с мировой практикой. Эта работа была начата с переводом и принятием в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт рассматривает управление документацией преимущественно как технологический процесс, порядок повышения эффективности продвижения, доставки, упрощения доступа и использования документированной информации, содержит требования к постановке работы с документами. ГОСТ используется при подготовке локальных нормативных, организационно-правовых документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ и порядок работы с документами в конкретной организации (подробнее см. в главе 2 «Организация делопроизводственной службы»). Стандарт ввел в российское делопроизводство понятия «управление документами» (records management) – «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций»[1] и «система управления документами» (records system) – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Дальнейшая работа по переводу европейских стандартов завершилась принятием таких стандартов, как:

– ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;

– ГОСТ Р 54989-2012/ISO TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;

– ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования».

Затем последовали стандарты:

– ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»;