Рис. 2. Система управления документами по ГОСТ Р ИСО 30300-2015

С понятием защищенности связано другое, более общее понятие – надежность системы. Стандарт перечисляет признаки надежных документных систем. Это системы, которые:

– в соответствии с установленными правилами включают все документы в рамках деятельности, охватываемой ими;

– организуют документы таким образом, чтобы отражать процессы деятельности;

– защищают документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;

– в соответствии с установленными правилами функционируют в качестве основного источника информации в отношении действий, зафиксированных в документах;

– обеспечивают при необходимости доступ ко всем документам;

– фиксируют информацию о поиске, использовании и размещении документов, которыми они управляют;

– способны непрерывно работать в соответствии с установленными правилами.

Надежные документные системы позволяют непрерывно вести деятельность и управлять рисками.

Здесь как ключевые показатели следует выделить способность к бесперебойной работе, защиту документов от несанкционированного доступа, изменения или уничтожения, а также протоколирование (фиксация) информации о поисках документов пользователями системы, использовании (доступе к документам), а также их размещении (добавлении документов в систему).

Еще одно понятие, используемое при проектировании (создании) СУД, – это понятие системности. Процессы создания и управления документами в процессе проектирования и функционирования документных систем систематизируются в соответствии с политикой, распределением ответственности и официально принятой методологией.

Рассмотренный стандарт дополняет введенный в действие в марте 2015 г. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования». К сожалению, остро чувствуется, что специалисты по делопроизводству в подготовке российской редакции стандарта не участвовали. Данный стандарт основан на ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и является его продолжением. Но если вышедший у нас годом позднее стандарт посвящен управлению документами, то в ГОСТ Р ИСО 30301-2014 используется буквальный перевод термина «records management» – управление записями, что в отсутствие раздела «Термины и определения» существенно затрудняет понимание стандарта специалистами по делопроизводству (стандарт ссылается на ИСО 30300, где понятие «запись» отсутствует, и про «управление записями» ничего не говорится).

Подводя итог, мы видим, что вопросы, затрагивающие работу службы ДОУ, отражены в самых разных правовых, нормативных и методических документах, законах, постановлениях, инструкциях. Работник делопроизводственной службы обязательно должен знать о существовании всех этих документов, разбираться, в каком документе затронуты какие проблемы, знать, где искать информацию по тому или иному вопросу и регулярно, не реже одного раза в квартал, а лучше постоянно отслеживать вновь выходящие и измененные правовые, нормативные акты, имеющие отношение к работе службы ДОУ.

1. Какие документы, в соответствии с Конституцией РФ, издает Президент РФ?

2. Какие документы, в соответствии с Конституцией РФ, издает Правительство РФ?

3. Каким актом определены виды документов, издаваемых Президентом РФ?

4. Какие варианты изображения государственного герба возможны на бланках федеральных органов исполнительной власти?

5. В каком акте дано определение электронного сообщения?

6. Какие вопросы рассматриваются в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?