Основной для службы ДОУ стандарт – это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», однако надо учитывать и вступаюший в действие 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», замещающий аналогичный ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандарты регламентируют оформление организационно-распорядительных документов. Это уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

В Стандартах определяются правила создания документов, состав реквизитов документов, даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий, виды бланков, состав реквизитов бланков, приводятся образцы бланков. Стандарт распространяется как на документы на бумажном, так и электронном носителях.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с его предшественником 2003 года?

Исчезло упоминание об «унифицированной системе» организационно-распорядительной документации, частью которой был предыдущий стандарт, хотя перечень организационнораспорядительных документов, оформление которых регламентирует ГОСТ, практически не изменился.

Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов; даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, приведены образцы бланков. Стандарт распространяется на документы как на бумажном, так и на электронном носителях.

Добавился раздел «Общие требования к созданию документов».

Предусмотрено, что документы теперь могут создаваться не только на бумаге, но и в электронной форме. Документы на бумаге могут печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом.

Прописан порядок нумерации страниц: посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Абзацный отступ текста документа установлен 1,25 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, текст документа – через один или 1,5 интервала. Документы, которые будут печататься с уменьшением (две страницы на лист), могут печататься с двойным интервалом. Выравнивание текста – «по ширине».

Часто сотрудники, печатая документ, ставят между словами по два, иногда даже больше, пробела. В ГОСТ специально прописано – между словами ставится один пробел.

Отдельные реквизиты, такие как адресат, заголовок, подпись, могут выделяться полужирным начертанием шрифта.

Появились рекомендации по использованию типовых шрифтов. Почему это важно? Так как библиотеки шрифтов насчитывают тысячи наименований, не редкость ситуация, когда отдельный сотрудник или даже целая организация используют при создании документов какой-то понравившийся, но нестандартный шрифт. Почему это плохо? При пересылке документов офисных форматов, например Microsoft Word, при использовании нестандартного шрифта происходит т. н. подстановка шрифтов, т. е. документ будет отображаться на компьютере получателя теми шрифтами, которые на данном компьютере установлены. А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов «поедет» все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа.