Важным моментом является положение Правил, устанавливающее обязательность сканирования бумажных документов при их регистрации. В соответствии с п. 45 Правил документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются с созданием электронной копии документа в системе электронного документооборота.

Правила предусматривают, что электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это обеспечивает преемственность традиционным технологиям делопроизводства, а также дает дополнительные возможности по поиску документов. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то отнесение документа к тому или иному делу тем самым осуществляет предварительную экспертизу ценности. В то же время на практике при работе в СЭД группировка документов в дела не столь актуальна, так как система позволяет быстро найти любой документ и устанавливать индивидуальные сроки хранения.

Традиционно отметка о том, что дело ведется в электронной форме, делается в графе «Примечание», но Правила также предусматривают, что эти сведения могут быть отражены и в заголовке дела.

Ввиду отсутствия на данный момент специализированных перечней электронных документов со сроками хранения, электронные документы хранятся в корпоративных информационных системах (КИС) в течение сроков, установленных Перечнями [83, 102] для традиционных документов на бумаге.

В то же время, как уже неоднократно отмечалось автором, Перечни устанавливают минимальный срок хранения, а решением экспертной комиссии организации срок хранения документов, уже хранящихся в информационной системе, может быть продлен.

Если же все-таки принимается решение об уничтожении документов в электронной форме, это происходит после утверждения соответствующего годового раздела описей постоянного и долговременного сроков хранения, на основании акта о выделении к уничтожению, в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Вышедшее в 2009 г. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (ред. от 26.12.2016) [53] дало толчок организации полноценного обмена документами между системами управления документами, сначала на уровне федеральных органов исполнительной власти, а потом и между СЭД организаций всех форм собственности. Создание системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) обеспечило «взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов и государственных корпораций».

Обмен документами в электронной форме регламентирует и Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (ред. от 24.01.2017) [50]. Эти Правила, появившиеся по инициативе Минкомсвязи России, явились очередным шагом реализации принятого в сентябре 2012 г. Постановления Правительства № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (последние изменения в это постановление вносились 21.07.2014) [54].

Правила устанавливают порядок обмена электронными документами между государственными структурами (федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и др.). Данные Правила не распространяются на порядок обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных или муниципальных услуг.