Из существенных изменений можно отметить замену традиционной ссылки на исходящий номер и дату документа установлением множественных связей с другими документами, включая наименование вида документа, регистрационного номера, даты, типа связи. Реквизит «количество приложений» объединен с бывшим реквизитом 15 – «количество листов приложений», также объединились в один реквизит указания по исполнению документа и сведения об исполнителе, добавился отдельно реквизит подразделение – ответственный исполнитель, вместо отметки о конфиденциальности – гриф ограничения доступа и др. Подробное сравнение версий перечня дано в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Сравнение Перечня обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в Правилах делопроизводства в ред. 2011 и 2016 годов

Наибольший интерес с точки зрения автоматизации делопроизводства представляет раздел VI Правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти», ключевое положение которого: «электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота». Однако надо понимать, что хранение документов внутри СЭД совсем не исключает создание резервных (страховых) копий для целей архивного хранения на обособленных носителях.

В соответствии с Правилами делопроизводства электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет те же реквизиты, что и документ на бумаге. Однако следует иметь в виду, что традиционный документ – это лист бумаги, который несет на себе все необходимые реквизиты, а электронный документ – часть информационной системы (СЭД), состоящий из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесенных в регистрационно-учетную форму (карточку документа).

В Правилах подчеркнуто, что реквизит «Государственный герб Российской Федерации» в электронном виде не используется.

Важно, что электронные документы используются без предварительного документирования на бумажном носителе (п. 38 Правил), а также могут использоваться и электронные копии документов.

Еще в 2011 г. Планом мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденным распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, была предусмотрена разработка ведомственных Перечней документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов. Рекомендации по составлению таких перечней были подготовлены Федеральным архивным агентством [103]. Соответственно, в Правилах делопроизводства указано, что «состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства» (п. 39).

Статьи 40 и 41 Правил посвящены использованию электронной подписи. Предусмотрено, что документы, отправляемые из организации, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Внутри организации могут использоваться иные способы подписания или визирования, то есть простая или неквалифицированная электронная подпись.

Обычно для подписания внутренних документов, например, докладных, объяснительных записок и т. п., используют неквалифицированную подпись, что существенно сокращает затраты на поддержание инфраструктуры ключей, а для визирования используют простую подпись.