электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов») отражают изменения в принципах организации делопроизводства в условиях автоматизированных технологий. Если раньше говорилось о сборе документов, то теперь – о создании электронных документов и электронных копий документов, в определение системы электронного документооборота (СЭД) также добавилось обеспечение хранения электронных документов и копий. В целом, обеспечение архивного хранения, фиксация сведений, необходимых для работы архива, – это то, что плохо реализовано в большинстве СЭД.

К принципиальным моментам, появившимся в 3-й редакции Правил делопроизводства, можно отнести использование шаблонов документов. Во 2-й редакции, в 2011 году, речь шла только о шаблонах бланков документов. В Правилах 2016 г. сказано: «при создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов». Электронные шаблоны документов, как и образцы бланков, утверждаются руководителем организации.

Как правило, большая часть документов, создаваемых в организациях, отражает типовые, повторяющиеся управленческие ситуации. Создание каждый раз документа «с нуля» приводит к лишним затратам времени, разному оформлению документов, к отсутствию необходимых реквизитов. Создание документов на основе аналогичных ранее подготовленных ускоряет подготовку и оформление документа, но ведет к тому, что в новом документе могут остаться сведения из старого, послужившего основой, – даты, цифры и т. п.

Оптимальным вариантом является использование шаблонов документов. Обычно делают общий шаблон, содержащий стили оформления, поля, нумерацию страниц и т. п., на его основе делают шаблоны бланков (общий, для письма, бланки конкретных видов документов), а уже затем, используя трафаретные тексты, делают шаблоны для конкретных управленческих ситуаций.

Поэтому подп. «в» пункта 26 Правил делопроизводства как раз и предусматривает разработку и утверждение альбома шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых в организации.

Еще одно существенное изменение в технологиях делопроизводства, связанное с изменением принципов хранения документов в текущем делопроизводстве, содержится в п. 19 Правил: «при обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству…».

Переход к централизованному формированию и хранению большей части номенклатуры дел в службе ДОУ обеспечивает сохранность оригиналов, быстрый доступ к ним, правильность формирования дел и более эффективное использование офисного пространства, хотя и приводит к увеличению нагрузки на сотрудников делопроизводственной службы.

В 3-й редакции Правил изменился перечень реквизитов документов (п. 9 Правил делопроизводства), их число увеличилось до 28. Добавились такие реквизиты, как «наименование структурного подразделения», «отметка об электронной подписи», «ссылка на документ». Реквизит «указания по исполнению документа» дополнен словом «резолюция», которым традиционно и называли этот реквизит документа.

Произошедшие в 2016 г. изменения хорошо видны в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Изменения в реквизитах документов

Перечень реквизитов дополняет приложение к Правилам делопроизводства, содержащее перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота.