Правила обмена документами дают определение документа в электронном виде. Если ГОСТ определяет электронный документ как «документ, информация которого представлена в электронной форме» [69], то в Правилах дается более четкое определение. Под документом в электронном виде в Правилах понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[50].

Таким образом, указанное Постановление Правительства РФ вводит требования, приближающие электронный документ к традиционному официальному, юридически значимому документу: наличие установленного набора реквизитов, наличие регистрационных данных, наличие подписи. Причем Правила предусматривают использование именно усиленной квалифицированной электронной подписи, т. е. того вида подписи, при использовании которой документ «признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью» [11, ст. 6].

Установлено, что перечень видов документов, обмен которыми производится в электронном виде, устанавливается отдельно Правительством РФ. Поэтому вслед за Постановлением выходит Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494» [51].

Обратите внимание, что «Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов российской федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде», утвержденный в 2015 г., включает документы, имеющие в своей основе временные сроки хранения: переписку по различным вопросам, проекты документов, справки, докладные записки, копийные материалы и т. п. (всего 37 пунктов).

Интересно, что в первой редакции Правил использовалось понятие «электронный документ», а в 2017 г. его заменили на более общее понятие «документ в электронном виде», под которым обычно понимают как собственно электронный документ, так и электронную копию (скан) бумажного документа, заверенного электронной подписью.

Возможно именно благодаря усилиям документоведов, постоянно разъясняющих разницу между понятиями «делопроизводство» и «документооборот», в Правилах говорится именно о системах автоматизации делопроизводства, хотя в скобках все-таки упоминаются системы электронного документооборота.

Документы в электронной форме создаются организациями (участниками информационного взаимодействия) в системах СЭД в соответствии с требованиями законодательства РФ, а также внутренних нормативных правовых актов, устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов. Порядок документирования и организации работы с документами в целом традиционно устанавливается Инструкциями по делопроизводству конкретной организации, вводимыми в действие приказом руководителя организации. Таким образом, Инструкция по делопроизводству должна детально регламентировать все делопроизводственные процессы применительно как к традиционным документам на бумажном носителе, так и к документам в электронной форме.

Правила вводят понятие «транспортной шины», то есть коммуникационной системы, обеспечивающей передачу данных. В качестве транспортной шины может выступать специализированная защищенная информационно-телекоммуникационная инфраструктура, существующая на сегодня в виде Системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), либо сеть общего пользования (Интернет) при условии соблюдения требований законодательства в области информационной безопасности.