К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственным за проведение совещания.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются структурными подразделениями во исполнение поручений руководителя или его заместителя. Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с руководителем или иными уполномоченными сотрудниками юридической службы федерального органа исполнительной власти. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись руководителю проект также согласовывается с соответствующим заместителем руководителя.

В «Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» [44] подробно расписан порядок исполнения поручений, сроки исполнения и контроль за их исполнением (см. главу 4 настоящего издания – «Организация работы с документами»).

Глава XII «Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» [44] целиком посвящена порядку работы с обращениями граждан и организаций, а также приему граждан. Если в первом Типовом регламенте это всего два пункта, то во втором регламенте рассматривается уже весь комплекс работ с этой категорией документов.

В федеральном органе исполнительной власти рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций, а также ходатайства в их поддержку по вопросам сфер деятельности федеральных органов исполнительной власти, порядка исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

Поступившие в федеральный орган исполнительной власти письменные обращения граждан в зависимости от содержания докладываются руководителю (заместителю руководителя) либо направляются руководителям соответствующих структурных подразделений.

Обращения граждан, поступившие в федеральное министерство, могут направляться для рассмотрения и ответа заявителю в находящиеся в ведении федерального министерства федеральные службы и федеральные агентства, их территориальные органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

Руководители обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан и организаций, в том числе анализ следующих данных:

а) количество и характер рассмотренных обращений граждан;

б) количество и характер рассмотренных обращений организаций;

в) количество и характер решений, принятых по обращениям граждан и организаций федеральным органом исполнительной власти в пределах его полномочий;

г) количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях;

д) количество и характер судебных споров с организациями, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.

На основе анализа готовятся предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области нормативного регулирования.

Принципиально новым на момент принятия Типового регламента в 2005 году было положение о работе с обращениями, поступившими в электронной форме. Регламентом предусматривалось, что для приема обращений граждан в форме электронных сообщений (интернет-обращений), как правило, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять его обращение. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.