Зачастую главная информация, необходимая для проведения реальных изменений, отсутствует, поскольку традиционно слишком мало внимания уделялось организации службы закупок и определению ее функций. Соответственно, в большинстве компаний закупки представляют собой некий запутанный клубок, который очень сложно не только распутать и проанализировать, но и организовать в рациональную и контролируемую функцию – что еще труднее.
Это означает, что огромное количество времени консультантов по закупкам и управлению поставками – новой растущей группы экспертов – идет на то, чтобы разобраться, кто и сколько денег тратит в организации, кому направляются эти деньги и насколько рациональны эти затраты.
Цепи поставок
Терминология часто становится камнем преткновения при попытках понять вопросы, связанные с функцией закупок. Так, например, одним из таких широко употребляемых терминов, хорошо известных всем сотрудникам службы снабжения, является «цепь поставок». Очень важно, чтобы эти сотрудники правильно понимали, что этот термин означает, поскольку они являются частью этой цепи. Если работники осознают, что выполняют задачи гораздо более важные, чем простое размещение заказа на закупку, это позволит им увидеть общую картину. Для многих закупщиков серьезной мотивацией является ощущение, что они – ключевые игроки в экономике.
В основе концепции цепи поставок лежит идея последовательного прохождения продукта (по мере его развития) через вереницу организаций. Производственная компания, как правило, покупает сырье – металл, пластик или другие материалы – и трансформирует его в продукт, который затем поступает в следующее звено цепи. Следующие подразделения (организации) в данной цепи обеспечивают дальнейшие процессы движения товара, прежде чем он окажется на прилавках магазинов.
В автомобильной промышленности, к примеру, для того чтобы конечный продукт – автомобиль – оказался в выставочном зале автомобильного салона, взаимодействуют несколько тысяч поставщиков.
Все это применимо и к сфере сервиса, даже если продукт неосязаем. Например, процесс оказания услуг, связанных с информационными технологиями (ИТ-услуги), нередко предполагает участие высокооплачиваемых специалистов, которые устанавливают дорогостоящее оборудование или предоставляют консультации по бизнесу. Эта деятельность является ключевой для компании и высоко затратной. Если компания продает ИТ-услуги, она является поставщиком, а следовательно, частью цепи поставок.
Однако многие специалисты сегодня подвергают сомнению понятие «цепь поставок», обращая внимание на тот факт, что в действительности связи между организациями значительно сложнее, чем предполагает данный термин. Это не просто цепь, а сеть взаимосвязанных друг с другом организаций. Итак, в соответствии с этой точкой зрения термин «сеть поставок» более точен, чем «цепь поставок». Но это всего лишь различные способы объяснения одного процесса.
Кто тратит деньги?
Одна из самых первых задач, которую необходимо решить, если вы всерьез решили контролировать функцию закупок/управления поставками, – выяснить, кто тратит деньги. На первый взгляд это может показаться очень простой задачей, однако для большинства организаций решение ее представляется достаточно сложным.
Существует всего несколько людей, в чьи обязанности может входить снабжение, по крайней мере, время от времени. Менеджеры, занимающиеся информационными технологиями, как правило, имеют дело с подрядчиками и поставщиками напрямую и часто распоряжаются очень большими бюджетами. Подразделение по управлению персоналом может принимать самостоятельные решения о покупке товаров и услуг – от нового программного обеспечения до целых проектов. Инженеры обычно сами покупают необходимые материалы, поскольку только они знают, что следует приобрести.