Однако во многих организациях немало и других людей тратят деньги. Эти затраты носят «исторический» характер, поскольку никто уже и не помнит, когда было принято решение, что именно эти сотрудники несут ответственность за снабжение. Создается впечатление, что так было всегда.
Нередко есть еще одна группа людей, которые периодически тратят деньги, хотя официально никто им такого разрешения не давал. Так называемые «самовольные покупки» – вечный источник беспокойства профессиональных закупщиков. И несмотря на то, что зачастую эти суммы весьма значительны, никто не следит и не контролирует эти затраты.
Увеличение стоимости посредством закупок
Затраты: быстрое решение проблемы
Из всех возможных способов совершенствования службы закупок и управления поставками самым эффективным, несомненно, является снижение затрат. Как мы уже говорили ранее, сокращение постоянных и переменных издержек посредством эффективной закупочной стратегии может способствовать увеличению прибыли компании. Более того, экономия, связанная с должным образом организованным и эффективным процессом закупок, может иметь куда более быструю отдачу, чем увеличение доходов от продаж.
Предположим, что некий сообразительный снабженец понял, что один и тот же материал можно купить на 20 % дешевле, и вместо 100 000 фунтов в год компания затратит всего 80 000 фунтов, если приобретет его у другого поставщика.
Сэкономленные 20 000 фунтов оказывают немедленное влияние на относительную прибыль компании, т. е. «напрямую ведут к сути дела». Эти средства можно либо реинвестировать в улучшение качества продукта, либо снизить его цену на рынке, увеличивая таким образом конкурентоспособность компании. В случае с государственными или общественными организациями сэкономленные деньги могут быть использованы для повышения качества обслуживания.
Для того чтобы получить тот же результат посредством увеличения продаж, необходимо значительно увеличить объем продаваемой продукции. Если средняя прибыль от продаж составляет 20 %, то каждые 100 000 фунтов принесут прибыль в 20 000 фунтов. Таким образом, чтобы получить дополнительную прибыль в 20 000 фунтов, наша воображаемая компания должна увеличить продажи вдвое.
Существуют две основные сферы, где можно уменьшить затраты на закупку: выплаты поставщикам и операционные издержки.
Сокращения выплат поставщикам можно, например, достичь, сгруппировав в один заказ один и тот же материал, ранее закупаемый отдельно различными подразделениями компании, увеличив таким образом объем заказа и получив за счет этого скидки.
Или можно просто найти такого поставщика, который предложит товар по более низким ценам. Исследование рынка с целью поиска новых, более выгодных поставщиков – основная работа закупщиков.
Возможно также добиться снижения цен и у существующих поставщиков, особенно если закупщик вооружен информацией о других компаниях на рынке, предлагающих более выгодные условия. Необходимо регулярно проводить сравнительный анализ своих поставщиков с их коллегами (бенчмаркинг) с точки зрения цен и других факторов, например надежности. Только так можно быть уверенным в том, что ваши деньги потрачены не зря.
Другим важным фактором экономии средств с помощью службы закупок является снижение того, что называется операционными издержками. Это все расходы, связанные с закупкой товара, исключая затраты непосредственно на сам товар. Рассчитать их можно по-разному, но в расчет должны входить абсолютно все затраты, в том числе и расходы, связанные с содержанием самого отдела закупок. Так, операционные издержки одной закупки можно рассчитать, разделив общие затраты на все закупочные операции на количество проведенных закупок. Следовательно, операционные издержки можно сократить, снизив затраты на осуществление закупочных операций.