– в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в Отделе) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка «дсп»;

– передает ДСП-документ секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений.

Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в «Журнале регистрации входящих документов «Для служебного пользования», который находится в подразделениях ДОУ.

5.2.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

5.2.2.1. Из поступившего сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:

– наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

– соответствие оформления файлов установленным требованиям;

– правильность адресата;

– подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

5.2.2.2. Оператор ЭПЯ:

– распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

– вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра;

– на бумажной копии документа ставит штамп «Дубликат. ЭЦП подтверждена»2 и подпись.

Если в адрес государственного органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: «Приложения в эл. виде можно получить в комн. №…».

5.2.2.3. Распечатанный ДСП-документ с приложениями регистрируется в соответствии с пунктом 3.1.

Срок хранения поступивших почтовых сообщений на жестком диске составляет 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на переносном магнитном носителе.

5.3. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) государственного органа, рассылка их в структурные подразделения

5.3.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) государственного органа.

5.3.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

5.3.3. Если в государственном органе функционирует СЭД, секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

– размножает по резолюции копии ДСП-документов. Копиям ДСП-документов к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.);

– заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) государственного органа и рассылает РК исполнителям.

– передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений.

Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело у секретаря (делопроизводителя) приемной.