– должны быть заполнены все необходимые поля;
– переключатель «ДСП документ» должен быть включен;
– в поле «Документ» электронный образ документа не вкладывается.
Регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.
5.5.3. Если в государственном органе СЭД не функционирует, все ДСП-документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов «Для служебного пользования» (приложение 4).
5.5.4. На документах, содержащих сведения, составляющие служебную тайну государственных органов, направляемых государственным органом налогоплательщику или государственному агенту в соответствии с законодательством о налогах и сборах, пометка «Для служебного пользования» не печатается и не проставляется.
5.6. Отправка исходящих ДСП-документов
5.6.1. Отправка исходящих ДСП-документов в электронном виде.
5.6.1.1. Для отправки ДСП-документа исполнитель предоставляет оператору ЭПЯ:
– переносной магнитный носитель с файлами: документа, ЭЦП к документу, приложений (при их наличии) и списка рассылки;
– подлинник отправляемого документа на бумажном носителе (экземпляр №1);
– список рассылки на бумажном носителе.
В списке рассылки (образец приведен в приложении 5) необходимо указать дату и номер ДСП-документа, подлежащего рассылке, а также номер экземпляра для каждого адресата. Кроме того, в Списке рассылке указывается исполнитель и его телефон. Список рассылки подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.
5.6.1.2. Перед отправкой оператор ЭПЯ проверяет:
– наличие РК исходящего документа в СЭД в базе данных «Исходящие» в представлении «01.Поступившие/По электронной почте СЭД» (если в государственном органе функционирует СЭД);
– соответствие оформления РК исходящего документа установленным требованиям;
– отсутствие вредоносных программ (вирусов) на переносном магнитном носителе с файлами;
– наличие и соответствие оформления всех элементов, перечисленных в пункте 7.1.1, установленным требованиям;
– подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему документ на бумажном носителе.
При наличии ошибок, отправка ДСП-документа не осуществляется. В случае, если в государственном органе функционирует СЭД, РК исходящего документа средствами СЭД возвращается в канцелярию структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.
5.6.1.3. При отсутствии ошибок оператор ЭПЯ:
– копирует с переносного магнитного носителя на жесткий диск файлы, перечисленные в пункте 7.1.1;
– проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр №1) штамп «Электронный документ соответствует подлиннику»3.
Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.
5.6.1.4. Все файлы, перечисленные в пункте 7.1.1, архивируются с помощью программы Winrar (версия не ниже 2.6).
5.6.1.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.
При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:
– адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;
– краткое содержание сообщения («Тема») составляется из даты регистрации ДСП-документа и его исходящего регистрационного номера (например, «от 24.06.2005 №18-0-09/000123дсп@»);
– к почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.
5.6.1.6. Если в государственном органе функционирует СЭД оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле «Краткое содержание» пишет фразу «Отправлено по ЭП с СКЗИ».
5.6.1.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр №1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел государственного органа.