Только в очень крупных организациях существуют протокольные отделы, части, сотрудники которых не только готовят проекты документов (стенограммы, протоколы заседаний), их регистрируют, но и отвечают за их сохранность в текущем делопроизводстве и подготовку для дальнейшего хранения в архиве.

Таким образом, складывается и плодотворно работает система служебных взаимоотношений, возникающих в процессе выполнения секретарем своих ежедневных функций.

Рабочий день секретаря, его должностные обязанности, выполняемые им виды работ во многом зависят от места работы секретаря.

Принято различать работу секретаря:

• в аппарате руководителя (секретариате);

• в структурном подразделении;

• в структуре службы ДОУ

Принятая в организации система делопроизводства также в значительной степени определяет «наполнение» рабочего дня секретаря.

Самой распространенной и характерной для крупных организаций является смешанная система делопроизводства, где имеется специальное структурное подразделение – служба ДОУ. При этом часть технологических операций с документами осуществляется в структурных подразделениях.

В таких организациях, как правило, создается секретариат, в составе которого работают секретари руководителя организации и его заместителей. Большую долю их служебной нагрузки составляет бездокументное обслуживание:

• организация рабочего дня руководителя;

• выполнение его заданий и поручений;

• сбор и обработка информации;

• подготовка рефератов, обзоров, докладов;

• прием посетителей;

• телефонные переговоры.

Секретари руководителей структурных подразделений, являясь работниками этих подразделений, главным образом осуществляют документное обслуживание, т. к. их руководители по роду своей деятельности и ранга не нуждаются в реферировании текстов, не ведут прием посетителей в строго установленные дни и часы и т. д. Секретари работают с документами, при этом, чем ниже уровень руководителя в организационной структуре учреждения, тем меньше бездокументного обслуживания в структуре работы его секретаря. Так, секретари мелких структурных подразделений (секторов, бюро и др.) являются делопроизводственными работниками, выполняют весь делопроизводственный цикл (от приема и первичной обработки до отправки и подготовки к архивному хранению).

Секретарь руководителя в структуре службы ДОУ – явление крайне редкое, т. к. руководителю значительно удобнее, чтобы секретарь подчинялся только ему и не имел второго руководителя в лице начальника службы ДОУ. Соотношение документного и бездокументного обслуживания в работе секретаря в данном случае определяется рангом руководителя.

Если секретарь руководителя является сотрудником службы ДОУ, то особенность заключается в том, что в отличие от других работников этой службы, секретарь, являясь сотрудником этого отдела, рабочее место имеет, как правило, в другом помещении и на другом этаже, иногда даже в другом здании.

Секретари, как было сказано выше, при смешанной форме делопроизводства объединяются в секретариат.

Согласно Современному толковому словарю русского языка, секретариат – (франц. «secretariat» от латин. «secretarium» – уединение): 1. Отдел учреждения, организации, ведающей текущим делопроизводством, осуществляющий секретарскую работу.

2. Лица, избираемые на собрании, совещании, конференции для ведения протоколов. Секретариат съезда.

Секретарские службы внутри аппарата управления организационно оформляются и закрепляются штатным расписанием организации (форма Альбома унифицированных форм документов [3]).

Каждая организация, исходя из ее методов руководства, традиций, особенностей структуры, сама решает вопрос самостоятельности или подчиненности этих служб.