Секретарь руководителя, отнесенный к 3-ей категории, на самом деле, фактически выполняет функции, обладающие аналитической составляющей. В частности, сбор и обработка информации в процессе подготовки решения, редакция проектов документов, самостоятельное составление документов и т. д.
Таким образом, логично, что секретарь руководителя должен быть отнесен ко 2-ой категории служащих.
В Квалификационном справочнике в разделе II «Квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях» в подразделе 1 «Должности руководящих, научно и инженерно-исследовательских учреждений, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организаций» имеется должность – «Ученый секретарь».
Эта категория секретаря требует высокой квалификации: ученая степень доктора или кандидата наук. Наличие научных трудов. Опыт научной и организаторской работы не менее 5 лет. На должность ученого секретаря на срок до 3 лет могут быть назначены не имеющие ученой степени высококвалифицированные специалисты в соответствующей области знаний, обладающие указанным опытом работы.
Дополнительная информация
Круг должностных обязанностей Ученого секретаря серьезен и ответственен. Согласно Квалификационному справочнику Ученый секретарь возглавляет подготовку предложений по сводным перспективным и годовым планам научных исследований и разработок, а также осуществляет координацию тематических планов научно-исследовательских работ, выполняемых структурными подразделениями учреждения (организации), а также другими учреждениями, организациями и предприятиями при совместном их проведении. Организует контроль за своевременным и качественным выполнением установленных тематических планов и подготовку сводных отчетов о деятельности учреждения (организации). Обеспечивает координацию при разработке основных направлений работы учреждения (организации), планов и программ повышения эффективности его деятельности, улучшения организации труда и управления. Подготавливает проекты планов работы ученого или научно-технического (технического) совета, контролирует их выполнение и осуществление принятых советом решений. Рассматривает материалы, связанные с защитой диссертаций и присвоений ученых званий. Готовит предложения к планам издания научных трудов, обеспечивает их рецензирование, а также проведение научных конференций, совещаний, семинаров, дискуссий. Организует проведение аттестации работников, разработку критериев и методов оценки их деятельности. Координирует деятельность научно-вспомогательных подразделений учреждения (организации). Готовит предложения по подготовке и повышению квалификации научных кадров, стажировке научных сотрудников [1].
Деловые и личные качества секретаря обеспечивают ему успех в работе и продвижение по служебной лестнице. Кроме того, они позволяют ему успешно взаимодействовать с должностными лицами, службами и структурными подразделениями в процессе выполнения своих функций.
Самое активное и тесное взаимодействие у секретаря создается со службой ДОУ. Во многих организациях всю корреспонденцию централизованно получает экспедиция (структурное подразделение в составе службы ДОУ, осуществляющее прием, первичную обработку документов, а также их отправление). Только после проставления штампа о получении документа в организации сотрудники экспедиции передают полученную корреспонденцию (в адрес организации или на имя руководителя) его секретарю.
Ежедневно, согласно установленным срокам, с утра и во второй половине дня (например, в 10.00 и 16.00) секретарь получает адресованные руководителю (или в адрес организации) документы, определяет те документы, которые требуют немедленного рассмотрения и докладывает о них руководителю. Опытный секретарь именно докладывает, то есть читает, изучает, анализирует, а не передает их механически руководителю.