График выполнения этой работы обязательно должен совпадать с графиком работы экспедиции и организацией доставки корреспонденции по назначению средствами коммуникации, а лучше – курьером.

Подготовленную в соответствии с Инструкцией по делопроизводству для отправки корреспонденцию за подписью руководителя секретарь также в установленное время передает в экспедицию.

Установленная организационная форма делопроизводства в организации влияет на взаимодействие секретаря и службы ДОУ

Так, при централизованном делопроизводстве секретарь руководителя получает и передает из службы ДОУ документы на подпись руководителю или предварительное рассмотрение, затем возвращает их назад, где сотрудники службы ДОУ документы регистрируют, осуществляют сроковый контроль исполнения и т. д.

Если в организации смешанная форма делопроизводства, необходимо в должностной инструкции секретаря четко разделить его функции и службы ДОУ в работе с документами.

При децентрализованной форме делопроизводства каждое структурное подразделение создает свою службу ДОУ или канцелярию, поэтому секретари руководителя выполняют работы только по их обслуживанию и лишь наиболее важные исходящие и внутренние документы проходят через секретариат (секретари передают их на подпись руководству).

Трудоемкая функция секретаря – подготовка для руководителя информации, связанной с основными направлениями деятельности организации. Источниками информации являются, как правило, материалы средств массовой информации, печатных изданий, ведомственных справочников и т. д.

К этой работе секретарь привлекает секретарей структурных подразделений, специалистов, которые могут обеспечить поиск и передачу информации с помощью традиционных средств связи и новейших технологий.

Делопроизводственный персонал может оказать помощь секретарю руководителя в справочно-информационной области деятельности (служебная переписка, тематические подборки, справки и т. д.).

При подготовке проектов документов, проектов резолюций, решений и т. п. секретарь обращается за консультацией и координацией деятельности к руководителю службы ДОУ или документоведу I категории, в юридический или протокольный отдел.

Отдел кадров регулярно передает на подпись руководству приказы по личному составу, их передача и получение также осуществляется в соответствии с установленным графиком.

Бухгалтерия ежедневно составляет и оформляет документы за подписью руководителя. Как правило, имеется график передачи и получения документов, однако, в этом структурном подразделении очень часто создаются непредвиденные обстоятельства, возникают форс-мажорные ситуации и график нарушается.

Секретарь руководителя взаимодействует со всеми структурными подразделениями, их секретарями или ответственными за делопроизводство по вопросам передачи и получения документов, подписанных руководителем.

При наличии документов, имеющих гриф ограничения доступа (конфиденциально, коммерческая тайна, секретно), секретарь непременно взаимодействует со службой безопасности. Эта служба обеспечивает секретаря всеми необходимыми нормативными документами – руководствами, инструкциями по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства.

При планировании рабочего графика руководителя его секретарь постоянно согласует вопросы со службами технического или организационного обслуживания (обеспечения).

В приемной, наряду с перепиской, относящейся к информационно-справочному комплексу документов, большая часть документов – организационных и распорядительных (стенограммы, положения, инструкции, правила, приказы, распоряжения и др.), подлежащих долговременному (свыше 10 лет) или постоянному хранению. Это требует от секретаря ответственного отношения к формированию дел для подготовки их к сдаче в архив, а следовательно, взаимодействию с архивом организации, учитывая то обстоятельство, что заведующий архивом или лицо, ответственное за него, одновременно является секретарем Экспертной комиссии.