• Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр., курьеров, водителей руководителя и т. д.), т. е. организаторские способности;

• Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;

• Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;

• Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.

К числу 2-х (личных) качеств относятся:

• Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;

• Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;

• Коммуникабельность – умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;

• Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;

• Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;

• Умение объективно оценивать себя и окружающих;

• Соответствующий деловой внешний вид;

• Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;

• Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.

1. Что такое квалификационные характеристики, их назначение, структура, содержание?

2. Назовите две группы секретарей и укажите их различия.

3. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 1 группы.

4. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 2 группы.

5. Что понимается под «должностными обязанностями» работника?

6. Что такое «требования к квалификации»? Перечислите их различия в каждой категории секретарей.

7. Назовите и охарактеризуйте деловые качества секретаря.

8. Охарактеризуйте личные качества секретаря.

Основные понятия: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, технические функции, организационно-аналитические функции, самоактуализация секретаря.

Категория секретарского обслуживания определяет функции и должностные обязанности секретаря.

Для каждой из названных категорий характерны:

• Свои функции;

• Вытекающие из них должностные обязанности.

Несмотря на относительно одинаковые требования к квалификации секретарей и к тому, что должны знать все эти категории (за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относящегося к категории руководителей), их функции и должностные обязанности более дифферинцированны, поэтому будем рассматривать их по каждой категории отдельно.

Секретарь-машинистка выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

Секретарь-стенографистка выполняет те же технические функции, что и секретарь-машинистка, а также стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных. Основное отличие от секретаря-машинистки заключается в способе закрепления текста на бумаге: секретарь-машинистка печатает его, а секретарь-стенографистка еще и стенографирует, выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятия решений [1].