5) заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»;
6) текст;
7) подпись составителя с указанием должности.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.
Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.
1.2.6.1. Правила оформления докладной записки
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) – это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.
Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.
Докладные записки подразделяются:
1) на внутренние – адресованные руководителю предприятия.
Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое(рис. 31) или продольное (рис. 32).
Рис. 31. Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов.
Рис. 32. Образец оформления докладной записки с продольным расположением реквизитов.
Текст докладной записки состоит из следующих частей(рис. 33):
• констатирующей.
В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;
• анализирующая.
Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;
• резюмирующая.
Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.
Рис. 33. Образец оформления докладной записки.
Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами и оформляются на бланке данного предприятия.
1.2.6.2. Правила оформления служебной записки
В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого вида документа как «Служебная записка» нет. Однако на практике она широко используется для обеспечения связи объектов управления на горизонтальном уровне.
Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного работника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Иначе это будет докладная записка.
В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. д. Например, в цехе необходимо произвести ремонт. Начальник цеха в служебной записке попросит начальника ремонтно-строительного цеха произвести необходимый ремонт (рис. 34). Оформляется служебная записка так же, как и докладная.
Рис. 34. Образец оформления служебной записки.
1.2.6.3. Правила оформления объяснительной записки
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник предприятия в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (рис. 35).