В графе № 3 – указывается Ф.И.О. и места жительства граждан, наименования юридического лица, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указывается фамилии, имена, отчества граждан подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписываться, а также переводчиков.

В графе № 4 – указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, год рождения лица в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.

В графе № 5 – «Вид сделки», при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, Ф.И.О. гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан, и дата его выдачи.

Если в наличии несколько копий, то указывается число соответствующих экземпляров.

Если выдается несколько исполнительных надписей, то указывается лишь общее количество.

В графе № 6 – указывается общая сумма взыскиваемой госпошлины за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, копий документов. В случае необходимости указывается «от уплаты госпошлины освобожден на основании…(каком)»

В графе № 7 – роспись лица, получившего нотариально оформленные документы.

Если проанализировать всю нотариальную деятельность, то можно выделить три основных действия, это:

– удостоверение;

– свидетельствование;

– выдача документов.

В соответствии со ст. 46 Основ, удостоверительная надпись нотариусом выдается в следующих случаях:

– при удостоверении сделок;

– при свидетельствовании верности копий документов и выписок из них;

– подлинности подписи на документах;

– верности перевода документов с одного языка на другой;

– при удостоверении времени предъявления документов:

– при предъявлении чека к платежу (удостоверяется подпись о платеже и о неплатеже)

– при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога;

Свидетельства выдаются:

– при подтверждении права наследования;

– права собственности;

– удостоверения фактов нахождения гражданина живым и в определенном месте;

– тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии;

– при подтверждении полномочий душеприказчика;

– в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу.

Выдаются следующие документы:

– при наложении запрещения отчуждения имущества выдается документ «запрещение»;

– акт о морском протесте;

– акт о протесте векселя в неплатеже, неакцепте, не датировании акцепта;

– акт экспертизы;

– исполнительные подписи;

– нотариально удостоверенная копия протокола после вскрытия закрытого завещания;

– дубликаты, копия.

Поскольку все нотариальные действия совершаются от имени Российской Федерации, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции РФ.

Такие формы утверждены 10 апреля 2002 года, всего 72 формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и иных актов (Российская газета от 24.04.2002)

Каждый нотариус имеет личную печать с изображением государственного герба РФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения.