В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения записей нотариальных действий составляет 75 лет

Такой учет, во-первых: облегчает работу самим нотариусам, а во-вторых, исключает возможность противозаконных действий (например, принятие заявлений задним числом), в-третьих, необходим для поиска данных в будущем при совершении нотариальных действий.

Все нотариусы РФ ведут следующие алфавитные книги учета: завещаний; закрытых завещаний; запрещений отчуждения имущества и арестов, наложенных на имущество; депозитных операций и лицевых счетов депонентов; заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества; ценностей при принятии мер к охране наследуемого имущества; наследственных дел.

Все книги должны быть прошиты, а листы пронумерованы. На обратной стороне последнего листа должно быть указано количество пронумерованных и прошитых листов в книге.

Эта запись скрепляется подписью уполномоченного лица (органа юстиции или нотариальной палаты) и соответствующей печатью.

Также в делопроизводстве каждого нотариуса должны быть:

– журнал регистрации входящей корреспонденции;

– журнал регистрации исходящей корреспонденции;

– журнал учета вызовов нотариуса для совершения нотариальных действий вне помещения нотариальной конторы;

– разносная книга для местной корреспонденции;

– книга жалоб и предложений;

– контрольная картотека.

Необходимо разграничивать понятия нотариального производства и нотариального делопроизводства.

Так нотариальное производство – это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала и до стадии обжалования.

Нотариальное делопроизводство означает как учет документов, так и контроль за их исполнением в нотариальной государственной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой. Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В номенклатуру включаются все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, реестры, книги, журналы.

В соответствии с законодательством, все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре с присвоением каждому номера.

В соответствие со ст. 51 Основ формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются министерством юстиции РФ.

В настоящее время действуют указания по заполнению реестров при совершении нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах, содержащихся в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Реестр, прежде чем в нем будут регистрироваться нотариальные действия, должен быть надлежащим образом оформлен.

В зависимости от объема работы и количества сотрудников нотариальной конторы может вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс.

Номер индекса сохраняется без изменения в течение года. Например, № 1.1; № 1.2; № 1.3, где вторая цифра обозначает порядковый номер.

Реестры должны быть пронумерованы, прошнурованы, количество листов скреплено печатью и подписью (государственной конторы – работником органа юстиции, частный нотариус – работником нотариальной палаты).

В графе № 1 – указывается порядковый номер нотариального действия с начала года.

В графе № 2 – дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, оформлено государственной нотариальной конторой.