Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год» изложены в приложении № 1 к форме № 2-НДФЛ (утв. приказом № САЭ-3-04/706@). Справочник «Коды документов», необходимый для заполнения справки, а также форматы сведений о доходах по форме 2-НДФЛ в электронном виде приведены в приложении № 2 к форме № 2-НДФЛ (утв. приказом № САЭ-3-04/706@).
Если сведения о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ налоговым агентом подаются в налоговый орган в электронном виде, то эти сведения представляются в виде XML-файлов.
В свою очередь налоговые органы направляют представленные сведения налоговым органам по местожительству физических лиц.
Не представляются сведения о выплаченных доходах индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы (оказанные услуги) в том случае, если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому агенту документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах.
Например, является ли организация налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов индивидуального предпринимателя? Какие документы могут служить подтверждением того, что у организации отсутствует необходимость представления в налоговые органы сведений о выплаченных предпринимателю доходах? Ответы на эти вопросы можно найти в письме Минфина РФ от 7 мая 2007 г. № 03-04-06-01/139, где сказано, что организация не является налоговым агентом данного предпринимателя в том случае, если индивидуальный предприниматель предъявил документы, подтверждающие его государственную регистрацию в качестве предпринимателя без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах.
Нередко возникает вопрос о порядке предоставления сведений о доходах физических лиц в обособленных подразделениях. ФНС РФ в письме от 13 марта 2006 г. № 04-1-03/132 «О налогообложении доходов физических лиц» разъясняет, что если организация имеет такие подразделения и эти отделения не имеют отдельного баланса и расчетного счета, то учет выплаченных доходов, исчисленного и удержанного налога должна вести головная организация отдельно по головной организации и отдельно по обособленному подразделению.
Напоминаем, что сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на всех налогоплательщиков – физических лиц, включая и работников обособленных подразделений, с указанием кода административно-территориального образования (ОКАТО), в бюджет которого перечисляется НДФЛ, головная организация представляет в налоговый орган по месту своего учета (письмо УФНС РФ по городу Москве от 16 января 2007 г. № 28–11/02739).
В письме ФНС РФ от 21 февраля 2007 г. № ГИ-6-04/135@ «О порядке представления сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами-организациями, в том числе обособленными подразделениями» поясняется, что сведения о доходах физических лиц представляются в налоговый орган по месту постановки на налоговый учет головной организации либо за всю организацию в целом (по доходам физических лиц, полученным как от головной организации, так и от всех обособленных подразделений организации), либо головной организацией о доходах физических лиц, полученных от головной организации, и каждым обособленным подразделением организации, уполномоченным исполнять обязанности по представлению сведений о доходах физических лиц, о доходах физических лиц, полученных от указанных обособленных подразделений.