Еще одно требование к оформлению документов содержит Налоговый кодекс Российской Федерации.
В расчетных документах[5] и в первичных учетных документах отдельной строкой должна быть выделена сумма НДС, предъявляемая продавцом покупателю (п. 4 ст. 168 НК РФ).
Итак, подчеркнем:
В первичных учетных документах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.
1.2. Практические нюансы оформления «первички»
Рассмотрев общие требования законодательства, уточним практические аспекты их применения. Сосредоточим внимание на внешних документах, в оформлении которых участвуют или заинтересованы контрагенты. Именно в связи с внешними документами возникают проблемы у менеджеров. А внутрифирменные документы – все же предмет заботы бухгалтеров. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает, что внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
С 1 января 2009 г. компании обязаны утверждать применяемые формы первичных учетных документов. Эта норма установлена п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н. Распространяется ли это требование на унифицированные формы?
На этот вопрос нужно ответить положительно. Дело в том, что унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) компании вправе дополнять, т. е. включать в них дополнительные реквизиты. А сокращать унифицированные формы, т. е. исключать из них реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, запрещено. Сокращенные формы уже не будут считаться унифицированными! Зато форматы (т. е. размеры) бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться. Такие разъяснения даны в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
Например, в унифицированной форме № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» не предусмотрен НДС. Но большинство компаний дополнительно включают в эту форму сумму налога. Нарушения в этом нет.
Как правильно заполнять унифицированные формы?
Принцип весьма прост и вытекает из внешнего вида бланков. В них должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты, для которых установлены поля. Если данные по какому-либо реквизиту отсутствуют, в его поле ставится прочерк. Это правило следует из Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее в этом разделе – Положение о документах и документообороте). В нем обращается внимание на то, что применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
Все поля унифицированной формы должны быть заполнены.
Если по какому-либо реквизиту данные отсутствуют, в соответствующем поле ставится прочерк.
В формы по учету кассовых операций дополнительные реквизиты не вносятся.
В остальные унифицированные формы могут быть внесены дополнительные реквизиты.
Исключение установленных Госкомстатом России реквизитов не допускается.
Применяемые бланки могут иметь произвольный формат.
Если документ вам выдает индивидуальный предприниматель, обязан ли он соблюдать унифицированную форму?
На предпринимателей распространяются требования, установленные для юридических лиц. Разберемся подробнее.
С одной стороны, в постановлениях Госкомстата России, утвердивших унифицированные формы, указано, что эти формы распространяются на юридических лиц. Исключение составляют лишь формы по учету сельскохозяйственной продукции (постановление Госкомстата России от 29.09.1997 № 68). Данное обстоятельство подчеркивается в письме Росстата от 31.03.2005 № 01-02-09/205, в котором сказано, что для граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, формы первичной учетной документации Госкомстатом России не утверждались. Но это письмо не является нормативным документом.